Victory Hotel Vân Đồn nâng tầm quy trình check-in với thiết bị đọc CCCD trên Newway PMS

Victory Hotel Vân Đồn – Hướng đến mô hình vận hành khách sạn hiện đại

Trong bối cảnh ngành du lịch và lưu trú ngày càng phát triển, trải nghiệm của khách hàng không chỉ được quyết định bởi chất lượng phòng nghỉ hay dịch vụ tiện ích mà còn bắt đầu ngay từ những điểm chạm đầu tiên, đặc biệt là quy trình làm thủ tục nhận phòng (check-in).

Đối với các khách sạn, quầy lễ tân đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ấn tượng ban đầu với khách lưu trú. Tuy nhiên, những công việc như tiếp nhận thông tin, nhập dữ liệu giấy tờ tùy thân và hoàn tất thủ tục đăng ký vẫn có thể tiêu tốn đáng kể thời gian của nhân viên nếu thực hiện hoàn toàn thủ công.

Nhận thức được tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ vào hoạt động quản lý, Victory Hotel Vân Đồn đã lựa chọn tích hợp thiết bị đọc Căn cước công dân (CCCD) trên phần mềm Newway PMS. Đây là bước tiến trong hành trình hiện đại hóa quy trình lễ tân, hướng đến hoạt động vận hành chuyên nghiệp, nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Bài toán vận hành: Tối ưu quy trình tiếp nhận thông tin khách lưu trú

Trong hoạt động khách sạn, tiếp nhận và xác minh thông tin khách hàng là một trong những nghiệp vụ cơ bản nhưng đòi hỏi sự chính xác cao.

Khi chưa có sự hỗ trợ của thiết bị đọc CCCD, nhân viên lễ tân thường phải thực hiện nhiều thao tác liên tiếp:

• Tiếp nhận Căn cước công dân hoặc giấy tờ tùy thân từ khách hàng.

• Quan sát và kiểm tra thông tin trên giấy tờ.

• Nhập thủ công các trường dữ liệu vào phần mềm quản lý khách sạn.

• Đối chiếu lại thông tin nhằm hạn chế sai sót.

• Hoàn tất các bước đăng ký lưu trú theo quy trình của khách sạn.

Quy trình này có thể phát sinh một số hạn chế:

Tốn thời gian xử lý: Việc nhập liệu thủ công khiến thời gian làm thủ tục nhận phòng kéo dài, đặc biệt khi khách đến theo đoàn hoặc vào khung giờ cao điểm.

Nguy cơ sai sót thông tin: Nhập liệu bằng tay có thể dẫn đến nhầm lẫn về họ tên, ngày sinh, số CCCD hoặc các thông tin cá nhân khác.

Gia tăng áp lực cho nhân viên lễ tân: Nhân viên phải dành nhiều thời gian cho công việc hành chính thay vì tập trung hỗ trợ và chăm sóc khách hàng.

Khó đảm bảo tính đồng nhất của dữ liệu: Việc nhập thông tin thủ công qua nhiều thao tác có thể ảnh hưởng đến tính nhất quán trong hồ sơ khách lưu trú.

Những vấn đề này đặt ra yêu cầu cần có một giải pháp công nghệ hỗ trợ tự động hóa khâu tiếp nhận dữ liệu, đồng thời đảm bảo thông tin được cập nhật thuận tiện vào hệ thống quản lý khách sạn.

Giải pháp: Tích hợp thiết bị đọc Căn cước công dân trên Newway PMS

Để giải quyết bài toán trong quy trình tiếp nhận thông tin khách lưu trú, Victory Hotel Vân Đồn đã triển khai giải pháp tích hợp thiết bị đọc CCCD với phần mềm quản lý khách sạn Newway PMS.

Sự kết hợp giữa thiết bị phần cứng và phần mềm quản lý giúp hỗ trợ nhân viên lễ tân rút gọn các thao tác nhập liệu, đồng thời nâng cao hiệu quả xử lý thông tin ngay tại quầy tiếp đón.

1. Hỗ trợ đọc thông tin từ Căn cước công dân

Thay vì phải nhập từng trường dữ liệu bằng tay, nhân viên lễ tân có thể sử dụng thiết bị đọc CCCD để tiếp nhận thông tin từ giấy tờ của khách hàng.

Thiết bị hỗ trợ nhận diện và trích xuất các trường thông tin được hệ thống và loại giấy tờ hỗ trợ, giúp giảm bớt thao tác nhập liệu thủ công.

2. Đồng bộ thông tin với phần mềm Newway PMS

Sau khi thiết bị đọc CCCD tiếp nhận dữ liệu, thông tin được hỗ trợ chuyển vào phần mềm Newway PMS theo cấu hình tích hợp.

Nhân viên lễ tân có thể kiểm tra, đối chiếu và xác nhận thông tin trước khi hoàn tất hồ sơ khách lưu trú.

Việc kết hợp giữa thiết bị đọc CCCD và Newway PMS giúp hạn chế tình trạng nhập liệu lặp lại, đồng thời tạo sự liền mạch hơn trong quá trình xử lý nghiệp vụ.

3. Hỗ trợ tối ưu quy trình check-in

Với dữ liệu được tiếp nhận thuận tiện hơn, nhân viên lễ tân có thể rút ngắn các bước xử lý thông tin ban đầu, tập trung vào những công việc quan trọng như xác nhận đặt phòng, hướng dẫn khách và hoàn thiện thủ tục nhận phòng.

Đây là yếu tố góp phần xây dựng quy trình check-in chuyên nghiệp, đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách lưu trú.

Hiệu quả kỳ vọng từ việc tích hợp thiết bị đọc CCCD trên Newway PMS

Việc ứng dụng thiết bị đọc Căn cước công dân vào quy trình lễ tân mang lại nhiều giá trị thiết thực cho hoạt động quản lý và phục vụ khách hàng tại Victory Hotel Vân Đồn.

Rút ngắn thời gian tiếp nhận thông tin khách hàng

Tự động hóa khâu đọc và chuyển đổi dữ liệu giúp giảm số lượng thao tác nhập liệu thủ công. Nhờ đó, nhân viên lễ tân có thêm thời gian để xử lý các nghiệp vụ khác và hỗ trợ khách hàng nhanh chóng hơn.

Nâng cao độ chính xác của dữ liệu lưu trú

Việc tiếp nhận thông tin trực tiếp từ giấy tờ thông qua thiết bị đọc giúp hạn chế những sai sót thường gặp khi nhập liệu bằng tay. Nhân viên vẫn có thể kiểm tra và xác nhận dữ liệu trước khi lưu vào hệ thống.

Giảm tải công việc cho bộ phận lễ tân

Khi các thao tác tiếp nhận thông tin được hỗ trợ bởi công nghệ, nhân viên có thể giảm bớt công việc hành chính lặp lại, từ đó tập trung nhiều hơn vào chất lượng phục vụ và trải nghiệm của khách lưu trú.

Chuẩn hóa quy trình vận hành khách sạn

Việc đưa thiết bị đọc CCCD vào hệ thống quản lý giúp quy trình tiếp nhận thông tin trở nên thống nhất và thuận tiện hơn. Đây cũng là nền tảng để Victory Hotel Vân Đồn tiếp tục mở rộng ứng dụng công nghệ trong các nghiệp vụ khác.

Newway PMS – Giải pháp quản lý khách sạn hướng đến chuyển đổi số toàn diện

Không chỉ hỗ trợ tích hợp thiết bị đọc CCCD, Newway PMS còn là giải pháp phần mềm quản lý khách sạn được phát triển nhằm hỗ trợ doanh nghiệp lưu trú kiểm soát và tối ưu nhiều hoạt động vận hành trên cùng một hệ thống.

Thông qua việc ứng dụng Newway PMS, khách sạn có thể quản lý các nghiệp vụ quan trọng như:

• Quản lý đặt phòng: Theo dõi tình trạng đặt phòng, thông tin khách hàng và lịch lưu trú.

• Quản lý lễ tân: Hỗ trợ nghiệp vụ check-in, check-out, chuyển phòng và cập nhật hồ sơ khách lưu trú.

• Quản lý buồng phòng: Theo dõi tình trạng phòng, hỗ trợ phối hợp công việc giữa bộ phận lễ tân và buồng phòng.

• Quản lý doanh thu: Theo dõi các khoản thu, chi phí và tình hình kinh doanh theo dữ liệu trên hệ thống.

• Quản lý thông tin khách hàng: Tập trung dữ liệu khách lưu trú, hỗ trợ tra cứu và khai thác thông tin phục vụ hoạt động kinh doanh.

• Tích hợp thiết bị và dịch vụ: Hỗ trợ kết nối các giải pháp bên ngoài theo nhu cầu vận hành và khả năng tích hợp của hệ thống.

Với định hướng xây dựng hệ sinh thái công nghệ phục vụ ngành khách sạn, Newway PMS không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý hoạt động hằng ngày mà còn tạo nền tảng để từng bước nâng cao năng lực quản trị và chất lượng dịch vụ.

Victory Hotel Vân Đồn và bước tiến trong hành trình số hóa vận hành

Việc Victory Hotel Vân Đồn tích hợp thiết bị đọc Căn cước công dân trên phần mềm Newway PMS là một ví dụ cho thấy vai trò thiết thực của công nghệ trong việc cải tiến những nghiệp vụ tưởng chừng đơn giản nhưng có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành khách sạn.

Từ việc hỗ trợ tiếp nhận thông tin khách hàng đến tối ưu thao tác tại quầy lễ tân, giải pháp góp phần xây dựng quy trình làm việc thuận tiện, chuyên nghiệp và nhất quán hơn.

Đây không chỉ là sự đầu tư vào một thiết bị công nghệ mà còn thể hiện định hướng nâng cao chất lượng quản lý, giảm tải công việc thủ công và cải thiện trải nghiệm khách hàng ngay từ bước đầu tiên của hành trình lưu trú.

Newway Solution tự hào đồng hành cùng Victory Hotel Vân Đồn trên hành trình ứng dụng công nghệ vào hoạt động quản lý khách sạn, hướng đến mô hình vận hành hiện đại, linh hoạt và phát triển bền vững.