Nham Village tích hợp kế toán AMIS qua API trên Newway PMS
Nham Village tích hợp kế toán AMIS qua API trên phần mềm Newway PMS
Trong quá trình chuyển đổi số ngành lưu trú, việc kết nối giữa phần mềm quản lý khách sạn (PMS) và hệ thống kế toán ngày càng trở thành một nhu cầu thiết yếu. Khi dữ liệu vận hành và dữ liệu tài chính được quản lý trên các hệ thống riêng biệt, doanh nghiệp dễ gặp phải tình trạng nhập liệu thủ công, dữ liệu không đồng nhất và mất nhiều thời gian đối soát.
Đối với Nham Village, bài toán đặt ra là làm thế nào để vừa quản lý hiệu quả hoạt động lưu trú trên Newway PMS, vừa đảm bảo dữ liệu kế toán được chuyển sang hệ thống AMIS một cách chính xác, nhanh chóng và hạn chế tối đa thao tác thủ công.
Giải pháp được lựa chọn là tích hợp phần mềm kế toán AMIS qua API trực tiếp với Newway PMS, tạo nên luồng dữ liệu liền mạch giữa hoạt động kinh doanh và công tác kế toán.
Nham Village và bài toán quản lý dữ liệu trong vận hành lưu trú
Nham Village là mô hình lưu trú hướng đến trải nghiệm nghỉ dưỡng và gần gũi với thiên nhiên. Đằng sau trải nghiệm dành cho khách hàng là một hệ thống vận hành cần đảm bảo sự chính xác ở nhiều khâu: đặt phòng, check-in, check-out, sử dụng dịch vụ, thanh toán và tổng hợp doanh thu.
Trong đó, dữ liệu từ hoạt động kinh doanh có mối liên hệ trực tiếp với công tác kế toán.
Khi các hệ thống chưa được kết nối, nhân sự có thể phải thực hiện nhiều thao tác để chuyển đổi và nhập lại dữ liệu. Điều này không chỉ làm tăng thời gian xử lý mà còn tạo ra nguy cơ sai lệch giữa số liệu vận hành và số liệu kế toán.
Những thách thức đặt ra
Một số vấn đề thường xuất hiện trong quá trình vận hành có thể kể đến:
Dữ liệu doanh thu phát sinh từ hệ thống PMS cần được tổng hợp trước khi chuyển sang kế toán.
Nhân sự phải nhập hoặc xử lý lại dữ liệu trên hệ thống kế toán.
Việc đối chiếu số liệu giữa bộ phận vận hành và kế toán mất nhiều thời gian.
Dữ liệu từ các giao dịch có thể phát sinh sai lệch nếu thao tác thủ công.
Khó xây dựng quy trình luân chuyển dữ liệu tự động giữa các hệ thống.
Với định hướng vận hành chuyên nghiệp và đẩy mạnh ứng dụng công nghệ, Nham Village cần một giải pháp có khả năng kết nối trực tiếp giữa hệ thống PMS và phần mềm kế toán.
Giải pháp: Tích hợp AMIS qua API trên Newway PMS
Để giải quyết bài toán trên, Newway triển khai giải pháp tích hợp phần mềm kế toán AMIS qua API trên Newway PMS cho Nham Village.
Thay vì coi PMS và phần mềm kế toán là hai hệ thống hoạt động độc lập, API đóng vai trò như một cầu nối giúp các hệ thống có thể trao đổi dữ liệu theo quy trình được thiết lập.
API giúp kết nối Newway PMS và AMIS như thế nào?
API (Application Programming Interface) là cơ chế cho phép các phần mềm giao tiếp và trao đổi dữ liệu với nhau theo những quy tắc được xác định trước.
Trong mô hình triển khai tại Nham Village, Newway PMS là hệ thống quản lý các hoạt động vận hành lưu trú, trong khi AMIS phục vụ công tác kế toán.
Thông qua API, dữ liệu cần thiết có thể được truyền từ Newway PMS sang hệ thống kế toán, giúp giảm đáng kể việc nhập liệu thủ công.
Mô hình tổng quan có thể được hình dung:
Newway PMS → API → AMIS → Xử lý & quản lý dữ liệu kế toán
Cách tiếp cận này giúp hình thành một quy trình dữ liệu thống nhất hơn giữa bộ phận vận hành và bộ phận kế toán.
Các nhóm dữ liệu được kết nối
Việc tích hợp API được xây dựng nhằm phục vụ nhu cầu trao đổi dữ liệu giữa hai hệ thống, tập trung vào các nhóm thông tin phục vụ công tác quản lý và kế toán.
Dữ liệu phát sinh từ hoạt động kinh doanh
Các giao dịch được ghi nhận trong quá trình vận hành trên Newway PMS có thể trở thành nguồn dữ liệu đầu vào cho hệ thống kế toán theo cấu hình tích hợp.
Điều này giúp hạn chế việc nhân sự phải tổng hợp dữ liệu bằng nhiều công cụ trung gian trước khi chuyển sang bộ phận kế toán.
Dữ liệu doanh thu
Doanh thu từ hoạt động lưu trú và các dịch vụ phát sinh là một trong những nhóm dữ liệu quan trọng cần được kiểm soát.
Khi dữ liệu được kết nối theo quy trình thống nhất, bộ phận kế toán có thêm cơ sở để tiếp nhận và xử lý số liệu từ hoạt động kinh doanh.
Dữ liệu phục vụ đối soát
Việc kết nối hệ thống cũng hỗ trợ quá trình kiểm tra, đối chiếu dữ liệu giữa hoạt động vận hành và kế toán.
Thay vì phải đối chiếu hoàn toàn bằng phương pháp thủ công, doanh nghiệp có thể dựa trên dữ liệu được truyền từ hệ thống để nâng cao tính nhất quán trong quá trình kiểm tra.
Quy trình tích hợp AMIS qua API trên Newway PMS
Để đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định, quá trình triển khai được thực hiện theo từng bước.
Bước 1: Khảo sát nghiệp vụ tại Nham Village
Đầu tiên, đội ngũ triển khai tìm hiểu quy trình vận hành thực tế tại Nham Village, đặc biệt là cách dữ liệu được tạo ra, xử lý và chuyển giao giữa bộ phận vận hành và kế toán.
Việc khảo sát nghiệp vụ giúp xác định chính xác nhu cầu tích hợp thay vì triển khai một mô hình kết nối mang tính chung chung.
Bước 2: Xác định dữ liệu cần trao đổi
Các trường dữ liệu cần kết nối giữa Newway PMS và AMIS được xác định dựa trên quy trình nghiệp vụ thực tế.
Đây là bước quan trọng nhằm đảm bảo dữ liệu được truyền đúng mục đích và phù hợp với cách thức quản lý của doanh nghiệp.
Bước 3: Xây dựng kết nối API
Sau khi thống nhất yêu cầu, đội ngũ kỹ thuật triển khai kết nối API giữa Newway PMS và AMIS.
Hệ thống được cấu hình để đảm bảo dữ liệu từ PMS có thể được truyền sang hệ thống kế toán theo quy trình đã xác định.
Bước 4: Kiểm thử dữ liệu
Trước khi đưa vào vận hành chính thức, kết nối được kiểm thử nhằm kiểm tra khả năng truyền nhận và tính chính xác của dữ liệu.
Các tình huống nghiệp vụ cần thiết được kiểm tra để hạn chế phát sinh lỗi khi hệ thống vận hành thực tế.
Bước 5: Đưa vào vận hành
Sau khi hoàn tất kiểm thử, giải pháp tích hợp được đưa vào sử dụng tại Nham Village.
Từ đây, Newway PMS và AMIS có thể phối hợp trong quy trình quản lý dữ liệu, góp phần tạo ra một hệ thống vận hành số hóa và liền mạch hơn.
Giá trị Nham Village nhận được từ giải pháp tích hợp
Điểm nổi bật của dự án không chỉ nằm ở việc kết nối hai phần mềm mà còn ở khả năng tối ưu quy trình quản lý dữ liệu phía sau hoạt động kinh doanh.
Giảm thao tác nhập liệu thủ công
Khi dữ liệu được kết nối giữa các hệ thống, doanh nghiệp có thể giảm bớt những công việc nhập lại dữ liệu bằng tay.
Nhân sự kế toán và vận hành có thể dành nhiều thời gian hơn cho các công việc cần chuyên môn thay vì xử lý các tác vụ lặp lại.
Hạn chế sai sót khi chuyển dữ liệu
Nhập liệu thủ công luôn tiềm ẩn nguy cơ sai thông tin, thiếu dữ liệu hoặc nhập trùng.
Việc kết nối API giúp chuẩn hóa luồng dữ liệu giữa hai hệ thống, từ đó góp phần giảm các rủi ro phát sinh trong quá trình chuyển đổi dữ liệu.
Tăng tính đồng bộ giữa vận hành và kế toán
Newway PMS quản lý dữ liệu vận hành, trong khi AMIS phục vụ công tác kế toán.
Khi hai hệ thống được kết nối, doanh nghiệp có thể xây dựng một quy trình dữ liệu thống nhất hơn, giúp các bộ phận phối hợp hiệu quả hơn.
Rút ngắn thời gian đối soát
Dữ liệu được truyền theo quy trình tích hợp giúp bộ phận liên quan thuận tiện hơn trong việc kiểm tra và đối chiếu.
Đây là yếu tố quan trọng đối với các đơn vị lưu trú khi số lượng giao dịch phát sinh ngày càng tăng.
Tạo nền tảng cho chuyển đổi số
Một hệ thống quản lý hiện đại không chỉ nằm ở việc sử dụng nhiều phần mềm mà quan trọng hơn là các phần mềm có thể kết nối và phối hợp với nhau.
Việc tích hợp Newway PMS với AMIS là một bước tiến trong quá trình xây dựng hệ sinh thái quản lý số cho Nham Village.
Newway PMS – Kết nối vận hành với hệ sinh thái doanh nghiệp
Qua dự án Nham Village, có thể thấy vai trò của một hệ thống PMS hiện đại không dừng lại ở việc quản lý phòng và đặt phòng.
PMS ngày nay cần có khả năng kết nối với nhiều hệ thống khác trong doanh nghiệp như:
Phần mềm kế toán.
POS.
Hệ thống thanh toán.
Các nền tảng quản lý và vận hành khác.
Khả năng tích hợp giúp PMS trở thành trung tâm dữ liệu của hoạt động lưu trú, nơi các nghiệp vụ được kết nối và luân chuyển theo một quy trình thống nhất.
Bài học từ dự án Nham Village
Dự án tích hợp AMIS qua API trên Newway PMS cho thấy chuyển đổi số hiệu quả không nhất thiết phải bắt đầu bằng việc thay đổi toàn bộ hệ thống.
Thay vào đó, doanh nghiệp có thể bắt đầu từ những điểm đang tạo ra nhiều thao tác thủ công nhất, sau đó từng bước kết nối và tự động hóa.
Đối với lĩnh vực lưu trú, việc kết nối vận hành – doanh thu – kế toán có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Khi dữ liệu được luân chuyển thông suốt, doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu quả quản lý đồng thời tạo nền tảng để mở rộng các hoạt động chuyển đổi số trong tương lai.
Newway – Đồng hành cùng doanh nghiệp trong hành trình chuyển đổi số
Với kinh nghiệm phát triển các giải pháp phần mềm phục vụ lĩnh vực du lịch, khách sạn và nghỉ dưỡng, Newway hướng đến việc xây dựng những hệ thống không chỉ đáp ứng nghiệp vụ hiện tại mà còn có khả năng kết nối và mở rộng theo nhu cầu phát triển của doanh nghiệp.
Dự án Nham Village tích hợp kế toán AMIS qua API trên phần mềm Newway PMS là một ví dụ tiêu biểu cho định hướng đó: đưa công nghệ vào đúng điểm cần thiết, kết nối các hệ thống đang được doanh nghiệp sử dụng và từng bước tối ưu quy trình vận hành.
Newway PMS – Kết nối dữ liệu, tối ưu vận hành, đồng hành cùng doanh nghiệp trên hành trình chuyển đổi số.
.jpg)
.jpg)
