Le Blanc Heritage Hotel triển khai Newway PMS tích hợp MISA AMIS

Le Blanc Heritage Hotel – Khi trải nghiệm cao cấp cần một nền tảng vận hành tương xứng

Một khách sạn hiện đại không chỉ được tạo nên bởi kiến trúc đẹp, phòng nghỉ sang trọng hay chất lượng phục vụ. Đằng sau mỗi trải nghiệm liền mạch của khách hàng là một hệ thống vận hành gồm nhiều bộ phận, nhiều nghiệp vụ và hàng nghìn giao dịch cần được quản lý chính xác mỗi ngày.

Đó cũng là lý do Le Blanc Heritage Hotel lựa chọn triển khai Newway PMS và tích hợp với hệ thống kế toán MISA AMIS, hướng tới xây dựng một nền tảng quản trị đồng bộ từ hoạt động vận hành khách sạn đến quản lý tài chính – kế toán.

Đây không đơn thuần là dự án triển khai một phần mềm PMS. Giá trị quan trọng hơn nằm ở việc hình thành một luồng dữ liệu xuyên suốt giữa Front Office – dịch vụ – doanh thu – thanh toán – kế toán, giúp giảm thao tác thủ công và nâng cao khả năng kiểm soát trong quá trình vận hành.

Tổng quan về Le Blanc Heritage Hotel

Le Blanc Heritage tọa lạc tại trung tâm phường Yên Bái, tỉnh Lào Cai. Theo thông tin công bố trên website chính thức, khách sạn được định vị ở phân khúc 4 sao, sở hữu 93 phòng nghỉ với kiến trúc mang phong cách Pháp cổ điển kết hợp hiện đại.

Hệ thống phòng nghỉ đa dạng từ Deluxe Double, Deluxe Twin đến Junior Suite, Executive Suite, Executive Panorama và Signature Suite. Bên cạnh lưu trú, khách sạn còn phát triển hệ sinh thái dịch vụ gồm nhà hàng, café, tiệc – hội nghị, spa, bể bơi trong nhà, Jacuzzi và phòng tập thể dục.

Mô hình kinh doanh đa dịch vụ như vậy đặt ra yêu cầu cao đối với hệ thống công nghệ: phần mềm không chỉ quản lý tình trạng phòng mà còn phải hỗ trợ kiểm soát doanh thu, công nợ, thanh toán và dữ liệu phục vụ công tác kế toán.

Đây chính là bài toán mà Newway PMS kết hợp MISA AMIS hướng tới giải quyết.

Bài toán: Khi vận hành khách sạn và kế toán cần nói cùng một “ngôn ngữ dữ liệu”

Trong hoạt động khách sạn, PMS là một trong những hệ thống phát sinh dữ liệu quan trọng nhất.

Mỗi ngày, hệ thống ghi nhận hàng loạt nghiệp vụ như đặt phòng, check-in, check-out, tiền phòng, phụ thu, minibar, dịch vụ bổ sung, thanh toán, điều chỉnh giao dịch, công nợ và các khoản doanh thu liên quan.

Ở chiều ngược lại, bộ phận kế toán cần những dữ liệu này để ghi nhận doanh thu, kiểm soát thanh toán, đối chiếu số liệu và thực hiện các nghiệp vụ tài chính – kế toán.

Nếu hai hệ thống hoạt động độc lập, doanh nghiệp dễ phát sinh một quy trình:

PMS → Xuất báo cáo → Tổng hợp → Nhập liệu lại → Kiểm tra → Đối chiếu → Điều chỉnh sai lệch.

Điều đó làm tăng khối lượng công việc và tạo thêm những điểm có khả năng xảy ra sai sót.

Bài toán đặt ra cho dự án tại Le Blanc Heritage vì vậy không chỉ là:

“Làm thế nào để quản lý khách sạn hiệu quả?”

Mà còn là:

“Làm thế nào để dữ liệu vận hành khách sạn có thể kết nối với hệ thống kế toán, hạn chế nhập liệu lặp lại và hình thành một luồng thông tin nhất quán?”

Giải pháp: Newway PMS làm trung tâm quản lý vận hành khách sạn

Newway PMS được triển khai với vai trò nền tảng quản lý các nghiệp vụ vận hành cốt lõi của khách sạn.

Hệ thống hỗ trợ quản lý xuyên suốt hành trình của khách từ khi phát sinh booking cho đến khi hoàn tất lưu trú.

Quản lý đặt phòng tập trung

Thông tin booking được quản lý tập trung trên PMS, bao gồm thông tin khách, thời gian lưu trú, hạng phòng, giá phòng, nguồn booking, các dịch vụ và yêu cầu liên quan.

Nhân viên có thể theo dõi tình trạng phòng và booking trực quan, từ đó chủ động trong công tác điều phối phòng.

Check-in và quản lý khách đang lưu trú

Khi khách đến khách sạn, thông tin đặt phòng được chuyển tiếp vào quy trình nhận phòng mà không phải tạo lại dữ liệu từ đầu.

Trong thời gian lưu trú, các khoản phát sinh liên quan đến khách có thể được tập hợp vào hồ sơ và folio tương ứng, tạo cơ sở cho việc kiểm tra trước khi thanh toán.

Quản lý doanh thu và Folio

Một trong những điểm quan trọng của PMS là khả năng quản lý chi tiết các khoản phát sinh của khách.

Các khoản tiền phòng, phụ thu và dịch vụ có thể được ghi nhận theo từng booking hoặc folio, giúp Front Office dễ dàng theo dõi trước khi thực hiện check-out.

Đây đồng thời là nguồn dữ liệu quan trọng cho việc tổng hợp doanh thu và kết nối sang hệ thống kế toán.

Check-out và thanh toán

Tại thời điểm trả phòng, nhân viên có thể kiểm tra toàn bộ giao dịch, dịch vụ phát sinh và các khoản thanh toán trước khi hoàn tất hồ sơ lưu trú.

Quy trình tập trung giúp giảm việc kiểm tra trên nhiều nguồn dữ liệu khác nhau và tạo nền tảng cho việc đối soát giữa bộ phận vận hành với kế toán.

Điểm nhấn của dự án: Tích hợp Newway PMS với MISA AMIS

Nếu Newway PMS giải quyết bài toán Hotel Operations, thì MISA AMIS đảm nhiệm các nghiệp vụ thuộc lớp Accounting & Financial Management.

Việc kết nối hai hệ thống hướng đến một kiến trúc:

Hoạt động vận hành → Newway PMS → Chuẩn hóa dữ liệu → Tích hợp → MISA AMIS → Kế toán & tài chính

Thay vì coi PMS và phần mềm kế toán là hai hệ thống độc lập, mô hình tích hợp hướng đến việc xây dựng một luồng dữ liệu liên tục.

Từ nghiệp vụ Front Office đến dữ liệu kế toán

Khi các nghiệp vụ được hoàn tất trên PMS, dữ liệu liên quan có thể được chuẩn hóa theo quy tắc tích hợp để phục vụ quá trình ghi nhận trên hệ thống kế toán.

Mục tiêu là giảm tình trạng nhân viên phải lấy số liệu từ PMS rồi nhập lại thủ công vào phần mềm kế toán.

Đồng bộ doanh thu theo nhóm dịch vụ

Khách sạn có thể phát sinh nhiều nguồn doanh thu khác nhau như:

• Doanh thu phòng.
• Phụ thu phòng.
• Nhà hàng và ẩm thực.
• Minibar.
• Spa.
• Tiệc và hội nghị.
• Các dịch vụ bổ sung.

Thông qua cơ chế mapping, dữ liệu từ PMS có thể được phân loại theo cấu trúc tài khoản, nhóm doanh thu hoặc quy tắc kế toán phù hợp trước khi chuyển sang MISA AMIS.

Đồng bộ phương thức thanh toán

Một yếu tố khác cần được chuẩn hóa là phương thức thanh toán.

Tiền mặt, chuyển khoản, thẻ, công nợ hoặc các phương thức thanh toán khác trên PMS cần được mapping phù hợp với quy trình kế toán.

Điều này giúp việc kiểm tra và đối chiếu cuối ngày thuận lợi hơn so với mô hình quản lý bằng nhiều bảng dữ liệu rời rạc.

Hỗ trợ kiểm soát và đối soát dữ liệu

Tích hợp không có nghĩa là loại bỏ hoàn toàn hoạt động kiểm soát.

Ngược lại, hệ thống cần giúp doanh nghiệp xác định rõ:

Giao dịch nào được tạo → giao dịch nào được chuyển → giao dịch nào thành công → giao dịch nào cần kiểm tra.

Cơ chế này đặc biệt quan trọng trong môi trường khách sạn, nơi mỗi ngày có thể phát sinh nhiều loại doanh thu và thanh toán khác nhau.

Luồng dữ liệu Newway PMS – MISA AMIS

Mô hình tổng thể có thể hình dung như sau:

Reservation

↓

Check-in

↓

Guest In-house

↓

Room Charge / Service Charge

↓

Guest Folio

↓

Check-out

↓

Payment

↓

Revenue Data

↓

Newway PMS

↓

Integration Layer

↓

MISA AMIS

↓

Accounting – Reconciliation – Financial Reporting

Điểm quan trọng của mô hình này là dữ liệu được hình thành từ chính nghiệp vụ vận hành thay vì được tái tạo thủ công ở bước kế toán.

Giá trị 1: Giảm nhập liệu lặp lại giữa vận hành và kế toán

Một giao dịch nếu đã được ghi nhận đầy đủ tại Front Office thì về nguyên tắc không nên phải nhập lại nhiều lần tại các bộ phận phía sau.

Việc kết nối Newway PMS với MISA AMIS hướng đến nguyên tắc:

“Nhập dữ liệu tại nơi phát sinh – sử dụng dữ liệu tại nhiều khâu quản trị.”

Điều này giúp giảm công việc hành chính và dành nhiều thời gian hơn cho kiểm soát, phân tích và quản trị.

Giá trị 2: Tăng tính nhất quán của dữ liệu doanh thu

Trong mô hình vận hành rời rạc, một trong những vấn đề thường gặp là số liệu giữa Front Office và Accounting cần nhiều thời gian để đối chiếu.

Khi dữ liệu được trao đổi theo các quy tắc tích hợp thống nhất, doanh nghiệp có thêm cơ sở để giảm chênh lệch do nhập liệu thủ công.

Đặc biệt đối với khách sạn có nhiều nguồn doanh thu, việc chuẩn hóa ngay từ hệ thống PMS giúp quá trình tổng hợp và phân loại dữ liệu rõ ràng hơn.

Giá trị 3: Rút ngắn quy trình đối soát cuối ngày

Cuối ngày là thời điểm quan trọng đối với bộ phận Front Office và kế toán khách sạn.

Doanh nghiệp cần kiểm tra doanh thu, phương thức thanh toán, công nợ, các khoản điều chỉnh và những giao dịch bất thường.

Khi PMS và hệ thống kế toán có khả năng trao đổi dữ liệu, quy trình đối soát có thể chuyển từ:

“tìm và nhập lại dữ liệu”

sang:

“kiểm tra và xác nhận dữ liệu”.

Đây là sự thay đổi nhỏ về thao tác nhưng có ý nghĩa lớn đối với hiệu suất vận hành.

Giá trị 4: Xây dựng nền tảng quản trị dựa trên dữ liệu

Giá trị của chuyển đổi số không nằm ở việc khách sạn sử dụng bao nhiêu phần mềm.

Giá trị nằm ở khả năng các hệ thống kết nối với nhau và biến dữ liệu vận hành thành dữ liệu quản trị.

Khi Newway PMS đóng vai trò trung tâm dữ liệu nghiệp vụ khách sạn và MISA AMIS tiếp nhận dữ liệu phục vụ tài chính – kế toán, doanh nghiệp có thể từng bước hình thành hệ sinh thái quản trị thống nhất hơn.

Từ đó, Ban quản lý có cơ sở để theo dõi doanh thu và hiệu quả hoạt động trên dữ liệu được chuẩn hóa.

Giá trị 5: Tạo nền tảng để mở rộng hệ sinh thái công nghệ khách sạn

PMS ngày nay không nên tồn tại như một phần mềm độc lập.

Một nền tảng PMS hiện đại cần có khả năng kết nối với các hệ thống khác trong hệ sinh thái khách sạn như:

Website/Booking Engine → Channel Manager → Newway PMS → POS → Payment → E-Invoice → Accounting → CRM/Loyalty → BI

Vì vậy, việc tích hợp Newway PMS với MISA AMIS không chỉ giải quyết nhu cầu trao đổi dữ liệu kế toán hiện tại mà còn là một bước trong chiến lược xây dựng kiến trúc công nghệ khách sạn có khả năng mở rộng.

Từ “số hóa nghiệp vụ” đến “kết nối vận hành”

Có một khác biệt quan trọng giữa sử dụng phần mềm và chuyển đổi số.

Sử dụng nhiều phần mềm nhưng mỗi hệ thống tạo ra một “ốc đảo dữ liệu” riêng chưa chắc giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn.

Chuyển đổi số thực sự bắt đầu khi:

Dữ liệu chỉ cần được tạo một lần, được chuẩn hóa và có thể luân chuyển đến đúng hệ thống, đúng bộ phận và đúng mục đích sử dụng.

Dự án Newway PMS tại Le Blanc Heritage Hotel thể hiện rõ định hướng này.

PMS không chỉ phục vụ lễ tân.

PMS trở thành một mắt xích trong chuỗi dữ liệu vận hành của khách sạn.

Le Blanc Heritage Hotel – Một bước tiến trong hành trình vận hành khách sạn hiện đại

Với quy mô 93 phòng cùng hệ thống dịch vụ lưu trú, ẩm thực, hội nghị – tiệc, spa, bể bơi và các tiện ích cao cấp, Le Blanc Heritage cần một nền tảng công nghệ có khả năng đáp ứng mô hình vận hành đa dịch vụ.

Việc triển khai Newway PMS tích hợp MISA AMIS hướng tới giải quyết đồng thời hai yêu cầu:

Tối ưu hoạt động vận hành khách sạn và kết nối dữ liệu vận hành với quản trị tài chính – kế toán.

Đó cũng là xu hướng công nghệ ngày càng quan trọng đối với các khách sạn hiện đại: thay vì triển khai từng phần mềm riêng lẻ, doanh nghiệp xây dựng một hệ sinh thái công nghệ tích hợp xoay quanh dữ liệu.

Newway PMS – Nền tảng quản lý khách sạn và kết nối hệ sinh thái

Newway PMS được phát triển hướng tới các khách sạn và resort cần một hệ thống quản lý tập trung, có khả năng mở rộng và kết nối với các nền tảng khác trong hệ sinh thái công nghệ.

Giải pháp có thể đóng vai trò trung tâm kết nối các nghiệp vụ như:

Reservation → Front Office → Housekeeping → Folio → POS/Dịch vụ → Payment → E-Invoice → Accounting → Guest Profile → CRM/Loyalty → Reporting

Thay vì chỉ số hóa từng nghiệp vụ riêng biệt, mục tiêu là xây dựng một luồng vận hành thống nhất từ khi khách đặt phòng đến khi hoàn thành thanh toán và dữ liệu được chuyển tới các hệ thống quản trị phía sau.

Kết luận

Case Study Le Blanc Heritage Hotel triển khai Newway PMS tích hợp MISA AMIS cho thấy một hướng tiếp cận quan trọng trong chuyển đổi số ngành khách sạn:

Không chỉ triển khai phần mềm – mà phải kết nối dữ liệu.

Không chỉ tối ưu Front Office – mà cần kết nối Front Office với Back Office.

Không chỉ quản lý giao dịch – mà cần biến dữ liệu giao dịch thành dữ liệu quản trị.

Khi PMS, kế toán và các hệ thống liên quan có khả năng trao đổi dữ liệu trên một kiến trúc tích hợp, khách sạn có thể từng bước giảm thao tác thủ công, tăng khả năng kiểm soát và xây dựng nền tảng vận hành có khả năng mở rộng trong tương lai.

Với Newway PMS, Newway Solution hướng tới vai trò không chỉ là nhà cung cấp phần mềm quản lý khách sạn, mà là đối tác công nghệ đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình xây dựng hệ sinh thái vận hành khách sạn số.

Newway Solution – Your way to success.