Kingsales Hotel - Vinh: Bứt phá vận hành nhờ phần mềm Newway PMS

1. Tổng quan & Thách thức vận hành tại Kingsales Hotel - Vinh

Nằm tại tọa độ vàng – trung tâm phát triển sầm uất của TP. Vinh (Nghệ An), Kingsales Hotel là địa điểm dừng chân lý tưởng dành cho doanh nhân, khách du lịch và các đoàn công tác. Với quy mô lớn, tích hợp hệ thống phòng nghỉ hiện đại cùng chuỗi dịch vụ đa dạng từ nhà hàng, hội nghị đến dịch vụ đón tiễn, Kingsales luôn ghi điểm bởi chất lượng phục vụ chu đáo.

Tuy nhiên, tốc độ tăng trưởng nhanh chóng cùng lượng khách biến động cao theo mùa cao điểm du lịch miền Trung đã đặt ra cho Ban Quản lý Kingsales Hotel những bài toán lớn:

• Chồng chéo dữ liệu phòng: Tình trạng Overbooking (trùng phòng) hoặc cập nhật trạng thái phòng chậm giữa Lễ tân và Buồng phòng khiến thời gian chờ Check-in/Check-out kéo dài.
• Thất thoát & Khó kiểm soát doanh thu lẻ: Khó khăn trong việc đối soát doanh thu giữa bộ phận Tiền sảnh, Nhà hàng và Dịch vụ bổ sung nếu sử dụng các phần mềm rời rạc.
• Thiếu báo cáo Real-time: Nhà quản lý tốn nhiều thời gian tổng hợp số liệu thủ công, dẫn đến sự chậm trễ trong việc đưa ra chiến lược kinh doanh linh hoạt.

"Một khách sạn hiện đại không chỉ nằm ở kiến trúc hay nội thất sang trọng, mà cốt lõi nằm ở tốc độ và sự chuẩn xác trong trải nghiệm dịch vụ."

Để tối ưu hóa toàn bộ quy trình, Kingsales Hotel - Vinh đã quyết định hợp tác cùng Newway PMS – Hệ sinh thái quản lý khách sạn & Resort hàng đầu tại Việt Nam.

2. Newway PMS – Dấu ấn công nghệ thay đổi diện mạo Kingsales Hotel

Sau khi khảo sát thực tế quy trình làm việc tại Kingsales Hotel, đội ngũ chuyên gia Newway PMS đã triển khai giải pháp quản lý tổng thể đồng bộ, giải quyết triệt để từng điểm nghẽn vận hành.

2.1. Số hóa quy trình Tiền sảnh & Tối ưu thời gian chờ của khách

• Check-in/Check-out nhanh chóng: Nhờ giao diện trực quan và tính năng tự động quét thông tin giấy tờ, thời gian thực hiện thủ tục nhận/trả phòng tại lễ tân Kingsales đã giảm tới 60%.
• Đồng bộ trạng thái phòng tức thì: Ngay khi bộ phận Buồng phòng cập nhật phòng sạch trên thiết bị di động, hệ thống lễ tân nhận phản hồi ngay lập tức, sẵn sàng đón lượt khách tiếp theo mà không cần trao đổi qua bộ đàm hay điện thoại nội bộ.

2.2. Quản lý doanh thu tập trung & Tích hợp chuỗi dịch vụ

• Liên thông hóa đơn: Tất cả các chi phí phát sinh từ Nhà hàng, Dịch vụ tiện ích đều được Newway PMS tự động đẩy về hóa đơn tổng của phòng. Khách hàng chỉ cần thanh toán một lần duy nhất khi Check-out, hạn chế tối đa sai sót và nhầm lẫn.
• Tích hợp phần cứng linh hoạt: Hệ thống kết nối mượt mà với khóa thẻ từ, máy in hóa đơn, giúp quy trình quản lý khép kín và an toàn bảo mật.

2.3. Báo cáo quản trị thông minh cho Ban Quản lý

• Trực quan hóa dữ liệu (Dashboard Real-time): Ban Giám đốc Kingsales Hotel có thể theo dõi công suất phòng, doanh thu theo ca, tỷ lệ ADR (Giá trung bình/phòng) và RevPAR (Doanh thu/phòng sẵn có) mọi lúc, mọi nơi ngay trên Smartphone.
• Dự báo chính xác: Hệ thống phân tích lịch sử lưu trú để gợi ý chiến lược giá linh hoạt theo từng giai đoạn cao điểm hay thấp điểm.

3. Kết quả ấn tượng: Sự lột xác sau triển khai

Sau thời gian đưa Newway PMS vào vận hành thực tế, Kingsales Hotel - Vinh đã ghi nhận những chỉ số tăng trưởng vượt bậc:

4. Câu chuyện truyền cảm hứng: "Chuyển đổi số là chìa khóa trao niềm tin"

Đại diện Ban Quản lý Kingsales Hotel - Vinh chia sẻ:

"Trước đây, nỗi lo lớn nhất của chúng tôi vào những ngày cháy phòng là sự chậm trễ khiến du khách mệt mỏi. Từ ngày Newway PMS đồng hành, quy trình vận hành trở nên trơn tru và chuyên nghiệp hơn bao giờ hết. Nhân viên không còn áp lực với sổ sách, báo cáo; thay vào đó, họ có nhiều thời gian hơn để nở nụ cười và chăm sóc từng nhu cầu nhỏ nhất của khách hàng."

Sự kết hợp giữa môi trường nghỉ dưỡng hiện đại của Kingsales Hotel và sức mạnh công nghệ vượt trội từ Newway PMS là minh chứng rõ nét: Chuyển đổi số không chỉ giúp tiết kiệm chi phí, nâng cao năng suất mà còn nâng tầm thương hiệu khách sạn trong lòng du khách.

5. Lời kết

Hành trình chuyển đổi số thành công của Kingsales Hotel - Vinh chính là hình mẫu tiêu chuẩn cho các khách sạn, resort đang tìm kiếm giải pháp tối ưu hóa bộ máy vận hành. Với sự thấu hiểu sâu sắc nghiệp vụ ngành lưu trú tại Việt Nam, Newway PMS tự hào tiếp tục là người đồng hành tin cậy trên con đường bứt phá doanh thu và kiến tạo dịch vụ đẳng cấp.