Hội An Memories Resort & Spa nâng tầm trải nghiệm với Newway Cloud PMS

Khám phá Case Study Hội An Memories Resort & Spa ứng dụng Newway Cloud PMS, tối ưu quản lý phòng, dịch vụ và vận hành, nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Hội An Memories Resort & Spa – Khi công nghệ trở thành nền tảng phía sau những trải nghiệm đáng nhớ

Một kỳ nghỉ đáng nhớ không chỉ được tạo nên bởi một căn phòng đẹp, một bữa ăn ngon hay khung cảnh bên sông Hoài. Phía sau mỗi trải nghiệm liền mạch của khách lưu trú là cả một hệ thống vận hành phức tạp: đặt phòng, check-in, quản lý phòng, buồng phòng, dịch vụ, thanh toán, chăm sóc khách hàng và phối hợp giữa nhiều bộ phận.

Đặc biệt với một resort có định hướng trải nghiệm cao cấp, yêu cầu đối với hệ thống quản lý không đơn thuần là "quản lý phòng".

Hệ thống phải giúp đội ngũ vận hành nhìn thấy đúng dữ liệu, xử lý đúng nghiệp vụ và phối hợp đúng thời điểm.

Đó cũng là bài toán đặt ra trong quá trình vận hành tại Hội An Memories Resort & Spa – khu nghỉ dưỡng nằm trên một cồn đảo giữa dòng sông Hoài, gắn liền với hệ sinh thái du lịch – văn hóa Đảo Ký Ức Hội An.

Hội An Memories Resort & Spa Đà Nẵng

Theo thông tin công khai, resort sở hữu nhiều loại hình lưu trú từ Deluxe Garden View, Deluxe River View, Premier, Executive Suite đến các villa và Presidential Suite; đồng thời cung cấp nhiều dịch vụ như nhà hàng, spa, gym, hồ bơi, Kid's Club, VIP Lounge và dịch vụ đưa đón.

Để hỗ trợ hoạt động quản lý lưu trú, Hội An Memories Resort & Spa đang sử dụng Newway PMS, với cổng hệ thống hiện hiển thị phiên bản Newway PMS 6.30 và giấy phép sử dụng được cấp cho chính resort.

Bài toán vận hành phía sau một resort giàu trải nghiệm

Hội An Memories Resort & Spa có một đặc điểm khác biệt: sản phẩm lưu trú không đứng độc lập mà nằm trong một hệ sinh thái trải nghiệm lớn hơn.

Resort nằm gần phố cổ Hội An, cách trung tâm phố cổ khoảng 5 phút di chuyển bằng xe đạp theo thông tin giới thiệu của resort; đồng thời nằm gần Công viên Ấn tượng Hội An và sân khấu chương trình Ký Ức Hội An.

Bên cạnh lưu trú, khách có thể sử dụng nhiều tiện ích và dịch vụ trong cùng hành trình như:

Nhà hàng và buffet sáng.
Spa.
Hồ bơi chính và hồ bơi vô cực.
Gym.
Kid's Club.
VIP Lounge.
Dịch vụ đón tiễn sân bay.
Xe đưa đón vào trung tâm Hội An.
Xe đạp.
Vé vào Công viên Ấn tượng Hội An theo chính sách của resort.

Điều đó tạo nên một bài toán quen thuộc đối với các resort cao cấp:

Càng nhiều điểm chạm dịch vụ, càng cần một nền tảng quản trị có khả năng tập trung và kết nối dữ liệu.

Nếu thông tin khách hàng, tình trạng phòng, đặt phòng, dịch vụ và doanh thu bị phân tách trên nhiều hệ thống hoặc quy trình thủ công, đội ngũ vận hành có thể mất nhiều thời gian để đối chiếu và phối hợp.

Trong khi đó, khách hàng lại kỳ vọng một hành trình hoàn toàn ngược lại:

Nhanh – chính xác – nhất quán – cá nhân hóa.

Newway Cloud PMS – Nền tảng quản lý phía sau trải nghiệm khách hàng

Newway PMS được phát triển theo định hướng quản lý tổng thể cho khách sạn, resort và các mô hình lưu trú.

Hệ thống tập trung các nghiệp vụ quản lý khách sạn trên một nền tảng, giúp dữ liệu vận hành được tổ chức thống nhất và hỗ trợ các bộ phận khai thác thông tin phục vụ công việc hàng ngày. Newway PMS cũng được giới thiệu là giải pháp dành cho khách sạn, resort, căn hộ dịch vụ và chuỗi lưu trú.

Với mô hình resort như Hội An Memories, giá trị của PMS không nằm ở việc "có thêm một phần mềm", mà nằm ở khả năng trở thành hệ thống điều phối vận hành phía sau trải nghiệm của khách.

1. Quản lý tập trung hoạt động lưu trú

Từ góc nhìn Front Office, một PMS hiệu quả cần giúp nhân viên nhanh chóng nắm bắt:

Tình trạng phòng.
Thông tin đặt phòng.
Thông tin khách lưu trú.
Check-in/check-out.
Tình trạng sử dụng phòng.
Các dịch vụ phát sinh.
Thanh toán và công nợ.
Lịch sử giao dịch.

Đây là lớp dữ liệu cốt lõi giúp đội ngũ lễ tân giảm việc tìm kiếm thông tin từ nhiều nguồn và có cơ sở để xử lý yêu cầu của khách nhanh hơn.

Đối với một resort có nhiều hạng phòng và villa như Hội An Memories Resort & Spa, việc quản lý tập trung càng có ý nghĩa trong việc duy trì tính nhất quán của dữ liệu vận hành. Resort hiện công bố nhiều loại phòng và villa khác nhau, bao gồm cả các lựa chọn dành cho gia đình và nhóm khách.

2. Kết nối các bộ phận trong cùng một quy trình

Một trải nghiệm check-in tốt không chỉ phụ thuộc vào lễ tân.

Phía sau đó có thể là sự phối hợp giữa:

Reservation → Front Office → Housekeeping → F&B → Spa → Accounting → Management

Khi thông tin được cập nhật tập trung, các bộ phận có thể dựa trên cùng một nguồn dữ liệu nghiệp vụ thay vì phải trao đổi và đối chiếu thủ công nhiều lần.

Đây là một trong những nguyên tắc quan trọng của chuyển đổi số trong vận hành resort:

Công nghệ không thay thế đội ngũ phục vụ; công nghệ giúp đội ngũ có dữ liệu tốt hơn để phục vụ khách tốt hơn.

3. Hỗ trợ quản lý trải nghiệm đa dịch vụ

Một resort cao cấp không chỉ bán "đêm phòng".

Giá trị sản phẩm có thể đến từ toàn bộ hành trình trải nghiệm:

Lưu trú → Ăn uống → Spa → Giải trí → Nghỉ dưỡng → Khám phá điểm đến

Tại Hội An Memories Resort & Spa, hệ sinh thái dịch vụ được thiết kế theo hướng đó. Resort cung cấp spa, hồ bơi, gym, Kid's Club, VIP Lounge và nhiều tiện ích khác bên cạnh sản phẩm lưu trú.

Vì vậy, nền tảng PMS có vai trò quan trọng trong việc tạo ra một "bức tranh tổng thể" về khách lưu trú thay vì chỉ quản lý riêng một booking.

Đây cũng là nền tảng để doanh nghiệp từng bước tiến tới mô hình guest-centric operation – vận hành xoay quanh khách hàng.

Từ quản lý phòng đến quản trị toàn bộ hành trình khách hàng

Một trong những thay đổi quan trọng của ngành hospitality hiện nay là chuyển từ tư duy:

"Quản lý phòng"

sang:

"Quản lý trải nghiệm khách hàng."

Với cách tiếp cận này, PMS không còn đơn thuần là công cụ nhập booking hoặc thực hiện check-in.

PMS trở thành nơi kết nối dữ liệu để doanh nghiệp trả lời những câu hỏi quan trọng:

Khách nào đang lưu trú?
Khách đang ở phòng nào?
Phòng nào sẵn sàng bán?
Bộ phận nào đang xử lý yêu cầu?
Khách đã sử dụng những dịch vụ nào?
Doanh thu đến từ nhóm dịch vụ nào?
Tình trạng vận hành hiện tại ra sao?
Nhà quản lý cần theo dõi chỉ số nào?

Khi những câu hỏi này có thể được trả lời nhanh chóng bằng dữ liệu, đội ngũ quản lý sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào chất lượng dịch vụ.

Newway PMS tại Hội An Memories – Một minh chứng cho chiến lược vận hành bằng dữ liệu

Việc cổng hệ thống PMS hiện hiển thị Newway PMS phiên bản 6.30 và giấy phép sử dụng cấp cho HỘI AN MEMORIES RESORT & SPA là một bằng chứng trực tiếp cho việc hệ thống Newway PMS đang được sử dụng tại cơ sở này.

Đây là điểm đặc biệt đáng chú ý trong một mô hình nghỉ dưỡng có nhiều loại phòng, nhiều điểm dịch vụ và gắn với một hệ sinh thái du lịch – giải trí rộng hơn.

Bởi khi quy mô trải nghiệm tăng lên, bài toán công nghệ cũng phải thay đổi theo.

Một hệ thống PMS tốt cần đồng hành cùng doanh nghiệp trong ba lớp giá trị:

Lớp 1 – Vận hành:
Giúp nhân viên thực hiện nghiệp vụ nhanh và chính xác.

Lớp 2 – Quản trị:
Giúp cấp quản lý có dữ liệu để theo dõi hoạt động kinh doanh.

Lớp 3 – Trải nghiệm:
Giúp doanh nghiệp xây dựng hành trình khách hàng liền mạch và nhất quán hơn.

Đó chính là cách một nền tảng công nghệ có thể trở thành "hạ tầng vô hình" phía sau một thương hiệu hospitality.

Giá trị lớn nhất không nằm ở phần mềm – mà ở trải nghiệm khách hàng

Một PMS có thể có hàng trăm chức năng.

Nhưng khách hàng sẽ không bao giờ quan tâm resort đang sử dụng phần mềm nào.

Họ chỉ cảm nhận được:

Check-in có nhanh không?
Nhân viên có hiểu nhu cầu của mình không?
Yêu cầu có được xử lý đúng không?
Thông tin có phải cung cấp lại nhiều lần không?
Các dịch vụ trong resort có được phối hợp thuận tiện không?
Khi check-out, hóa đơn và chi phí có chính xác không?

Đó là lý do đầu tư PMS phải được nhìn từ góc độ trải nghiệm khách hàng, thay vì chỉ nhìn từ góc độ công nghệ.

Với Newway PMS, mục tiêu cuối cùng không phải là số lượng màn hình hay số lượng module.

Mục tiêu là giúp hệ thống vận hành phía sau trở nên đủ mạnh để đội ngũ phía trước có thể tập trung vào điều quan trọng nhất:

phục vụ khách hàng.

Hội An Memories Resort & Spa – Không gian nghỉ dưỡng của những ký ức

Hội An Memories Resort & Spa được định vị trong không gian giàu bản sắc của Hội An, bên dòng sông Hoài và gần phố cổ. Resort kết hợp kiến trúc, cảnh quan và các trải nghiệm văn hóa để tạo nên một sản phẩm nghỉ dưỡng khác biệt.

Theo thông tin của Đảo Ký Ức Hội An, Hoi An Memories Resort & Spa là một thành phần trong quần thể du lịch – nghỉ dưỡng – văn hóa Đảo Ký Ức Hội An; năm 2022, resort được World Travel Awards vinh danh ở hạng mục "Asia's Leading Entertainment Resort".

Khi sản phẩm dịch vụ được xây dựng dựa trên trải nghiệm, công nghệ vận hành cũng cần phục vụ cùng một triết lý.

Khách hàng nhìn thấy cảnh quan.
Khách hàng cảm nhận dịch vụ.
Nhưng phía sau tất cả là dữ liệu và quy trình.

Newway Cloud PMS đóng vai trò ở phần "phía sau" đó.

Bài học dành cho các khách sạn và resort 4–5 sao

Câu chuyện của Hội An Memories Resort & Spa cho thấy một nguyên tắc quan trọng trong chuyển đổi số ngành hospitality:

Không phải cứ nhiều phần mềm là vận hành tốt

Một hệ sinh thái công nghệ có quá nhiều hệ thống rời rạc có thể khiến dữ liệu bị phân tán và làm tăng độ phức tạp trong vận hành.

Điều quan trọng hơn là xác định đâu là hệ thống lõi và dữ liệu nào cần được quản trị tập trung.

PMS phải phù hợp với quy trình thực tế

Mỗi khách sạn, resort có một mô hình vận hành khác nhau.

Một resort nghỉ dưỡng có thể có nhiều loại phòng, villa, dịch vụ F&B, spa, giải trí và các hoạt động bổ trợ.

Do đó, PMS cần đủ linh hoạt để thích ứng với nghiệp vụ thực tế thay vì buộc doanh nghiệp phải thay đổi toàn bộ quy trình chỉ để phù hợp với phần mềm.

Dữ liệu phải phục vụ cả nhân viên và nhà quản lý

Nhân viên cần dữ liệu để xử lý công việc.

Quản lý cần dữ liệu để ra quyết định.

Ban lãnh đạo cần dữ liệu để nhìn thấy hiệu quả kinh doanh.

Một hệ thống PMS hiệu quả cần phục vụ cả ba tầng nhu cầu này.

Newway Cloud PMS – Đồng hành cùng hành trình chuyển đổi số của ngành Hospitality

Newway PMS được định hướng là nền tảng quản lý dành cho khách sạn, resort và chuỗi lưu trú, với mục tiêu kết nối các nghiệp vụ vận hành trên một hệ thống thống nhất.

Từ Front Office, Housekeeping đến các nghiệp vụ dịch vụ và báo cáo quản trị, PMS có thể trở thành lớp công nghệ trung tâm giúp doanh nghiệp xây dựng nền tảng vận hành dựa trên dữ liệu.

Câu chuyện tại Hội An Memories Resort & Spa là một ví dụ đáng chú ý về cách công nghệ có thể đứng phía sau một mô hình nghỉ dưỡng giàu trải nghiệm.

Bởi trong ngành hospitality:

Một phần mềm tốt không phải là phần mềm mà khách hàng nhìn thấy.

Đó là phần mềm giúp nhân viên phục vụ tốt hơn, giúp quản lý điều hành hiệu quả hơn và giúp khách hàng có một kỳ nghỉ đáng nhớ hơn.

Từ "quản lý khách sạn" đến "kiến tạo trải nghiệm"

Hội An Memories Resort & Spa mang đến cho du khách một không gian nghỉ dưỡng gắn với văn hóa và cảnh quan Hội An. Hệ thống dịch vụ đa dạng tạo nên một hành trình trải nghiệm nhiều lớp, từ lưu trú đến ẩm thực, spa, giải trí và thư giãn.

Trong hành trình đó, Newway PMS đóng vai trò là một phần của hạ tầng công nghệ phía sau hoạt động vận hành.

Đây cũng chính là định hướng mà Newway theo đuổi:

Không chỉ cung cấp phần mềm quản lý khách sạn.
Mà xây dựng nền tảng công nghệ giúp doanh nghiệp hospitality vận hành thông minh hơn, kết nối hơn và lấy trải nghiệm khách hàng làm trung tâm.

Với các khách sạn, resort và chuỗi lưu trú đang tìm kiếm một giải pháp Cloud PMS phù hợp cho quá trình chuyển đổi số, câu chuyện của Hội An Memories Resort & Spa là một minh chứng cho giá trị của việc đưa công nghệ trở thành một phần trong chiến lược vận hành dài hạn.