Amarou Saigon Hotel tích hợp Channel Manager STAAH qua API

Bài toán phía sau một hệ thống phân phối phòng đa kênh

Trong hoạt động kinh doanh khách sạn hiện đại, việc hiện diện trên nhiều OTA giúp doanh nghiệp mở rộng khả năng tiếp cận khách hàng. Tuy nhiên, càng nhiều kênh phân phối, bài toán đồng bộ giá phòng – tồn phòng – tình trạng đặt phòng càng trở nên quan trọng.

Nếu dữ liệu giữa PMS và Channel Manager không được kết nối hiệu quả, đội ngũ vận hành có thể phải thực hiện nhiều thao tác thủ công, đồng thời đối mặt với nguy cơ sai lệch dữ liệu hoặc chậm cập nhật inventory.

Đây cũng chính là bài toán đặt ra trong quá trình triển khai giải pháp cho Amarou Saigon Hotel: làm thế nào để hệ thống quản lý khách sạn có thể kết nối với STAAH Channel Manager thông qua API, tạo thành một luồng dữ liệu thống nhất giữa hệ thống vận hành và hệ thống phân phối phòng trực tuyến.

STAAH hiện cung cấp hệ thống Channel Manager với khả năng kết nối PMS và quản lý phân phối phòng trên nhiều kênh. Theo thông tin từ STAAH, nền tảng hỗ trợ quản lý inventory, rates và kết nối với nhiều kênh phân phối trực tuyến.

Amarou Saigon Hotel – Khi vận hành khách sạn cần một hệ thống kết nối

Trong một khách sạn hiện đại, PMS và Channel Manager đảm nhiệm những vai trò khác nhau nhưng có mối quan hệ rất chặt chẽ.

PMS là trung tâm quản lý hoạt động vận hành khách sạn:

• Quản lý đặt phòng.

• Quản lý khách lưu trú.

• Check-in/Check-out.

• Quản lý tình trạng phòng.

• Quản lý doanh thu và thanh toán.

• Báo cáo vận hành.

Trong khi đó, Channel Manager tập trung vào bài toán phân phối:

• Quản lý giá bán.

• Quản lý inventory.

• Đồng bộ thông tin tới các OTA.

• Tiếp nhận booking từ các kênh trực tuyến.

• Quản lý nhiều kênh bán phòng tập trung.

Vì vậy, nếu hai hệ thống hoạt động độc lập, nhân viên có thể phải nhập hoặc kiểm tra cùng một loại dữ liệu ở nhiều nơi.

Ngược lại, khi PMS và Channel Manager được kết nối thông qua API, dữ liệu có thể được trao đổi tự động theo phạm vi tích hợp.

Đây là hướng tiếp cận mà Newway Solution triển khai cho Amarou Saigon Hotel.

Bài toán: Kết nối Newway PMS với STAAH qua API

Mục tiêu của dự án không đơn thuần là "kết nối hai phần mềm".

Bài toán thực tế là xây dựng một luồng dữ liệu liền mạch giữa hệ thống quản lý khách sạn và hệ thống phân phối phòng.

Mô hình tổng quan:

Newway PMS ↔ API ↔ STAAH Channel Manager ↔ OTA

Theo tài liệu kỹ thuật của STAAH, hệ thống ChannelConnect cung cấp các API để kết nối Channel Manager với PMS/CRS và các hệ thống liên quan. API có thể trao đổi các nhóm dữ liệu như thông tin cơ sở lưu trú, loại phòng và các thông tin phục vụ kết nối hệ thống.

Với mô hình tích hợp này, Newway PMS đóng vai trò là hệ thống quản lý vận hành tại khách sạn, trong khi STAAH đảm nhiệm lớp phân phối phòng tới các kênh bán.

Giải pháp: Tích hợp Channel Manager STAAH bằng API

Xây dựng kết nối trực tiếp giữa hai hệ thống

Thay vì yêu cầu nhân viên liên tục chuyển dữ liệu thủ công giữa PMS và Channel Manager, hệ thống được thiết kế để hai nền tảng có thể trao đổi dữ liệu thông qua API.

Về mặt kiến trúc, có thể hình dung:

PMS

↓

API Integration Layer

↓

STAAH Channel Manager

↓

OTA / Online Distribution Channels

Cách tiếp cận này tạo nền tảng để dữ liệu được xử lý có hệ thống và giảm sự phụ thuộc vào thao tác nhập liệu thủ công.

Đồng bộ thông tin phòng và Rate Plan

Một trong những bước quan trọng khi tích hợp PMS với Channel Manager là thống nhất cấu trúc dữ liệu.

Các thông tin cần được mapping có thể bao gồm:

• Property.

• Room Type.

• Rate Plan.

• Inventory.

• Rate.

• Restriction.

• Booking.

Đặc biệt, việc mapping chính xác giữa Room Type và Rate Plan giúp hạn chế tình trạng dữ liệu của PMS không tương ứng với dữ liệu trên Channel Manager.

Đây là bước mang tính nền tảng bởi một kết nối API tốt không chỉ phụ thuộc vào việc "API có hoạt động hay không", mà còn phụ thuộc vào việc dữ liệu hai hệ thống có được chuẩn hóa và mapping đúng hay không.

Đồng bộ giá và tồn phòng

Một trong những giá trị quan trọng của Channel Manager là khả năng quản lý phân phối tập trung.

Khi inventory hoặc rate thay đổi tại hệ thống quản lý, dữ liệu có thể được truyền sang Channel Manager theo cấu hình tích hợp.

Luồng dữ liệu có thể được mô tả:

Newway PMS

→ Cập nhật Rate / Inventory

→ STAAH

→ Các kênh phân phối

Điều này giúp giảm nhu cầu cập nhật thủ công trên từng kênh bán.

STAAH cũng mô tả Channel Manager của mình là công cụ hỗ trợ cập nhật rates và inventory, đồng thời kết nối với PMS để quản lý hoạt động phân phối.

Tiếp nhận booking từ Channel Manager

Chiều dữ liệu ngược lại cũng đóng vai trò quan trọng.

Khi khách thực hiện đặt phòng thông qua một kênh trực tuyến:

OTA

→ STAAH

→ API

→ Newway PMS

→ Reservation / Front Office

Booking được đưa về hệ thống quản lý khách sạn, giúp bộ phận vận hành có thể tiếp nhận và xử lý trên một hệ thống tập trung thay vì phải kiểm tra thủ công từng kênh.

Đây chính là điểm kết nối giữa online distribution và hotel operation.

Quy trình triển khai dự án Amarou Saigon Hotel

Bước 1: Phân tích cấu trúc dữ liệu

Đội ngũ triển khai rà soát cấu trúc dữ liệu giữa PMS và STAAH, bao gồm:

• Loại phòng.

• Rate Plan.

• Giá bán.

• Inventory.

• Restriction.

• Booking.

• Các trường dữ liệu liên quan.

Mục tiêu là xác định rõ dữ liệu nào cần trao đổi giữa hai hệ thống.

Bước 2: Thiết kế phương án tích hợp API

Sau khi xác định yêu cầu nghiệp vụ, đội ngũ kỹ thuật xây dựng phương án kết nối API giữa hai nền tảng.

Các vấn đề được xem xét gồm:

• Cấu trúc request/response.

• Authentication.

• Mapping dữ liệu.

• Xử lý lỗi.

• Đồng bộ dữ liệu.

• Logging và kiểm tra trạng thái giao dịch.

Tài liệu API của STAAH cũng yêu cầu các đối tác tích hợp thực hiện quy trình kết nối, testing và certification trước khi đưa hệ thống vào môi trường production.

Bước 3: Mapping Room Type và Rate Plan

Đây là một trong những bước quan trọng nhất.

Một Room Type trong PMS phải được xác định tương ứng với Room Type trên Channel Manager.

Tương tự, các Rate Plan cũng cần được mapping chính xác.

Ví dụ:

Deluxe Room – Newway PMS

↕

Deluxe Room – STAAH

Nếu mapping không chính xác, dữ liệu booking hoặc inventory có thể được truyền tới sai đối tượng.

Bước 4: Kiểm thử dữ liệu hai chiều

Hệ thống được kiểm tra theo nhiều kịch bản nghiệp vụ:

• Thay đổi giá phòng.

• Thay đổi tồn phòng.

• Đóng/mở bán phòng.

• Phát sinh booking.

• Hủy booking.

• Thay đổi thông tin reservation.

• Kiểm tra trạng thái phản hồi API.

Việc kiểm thử hai chiều giúp đảm bảo hệ thống không chỉ "kết nối được", mà còn vận hành đúng theo nghiệp vụ khách sạn.

Bước 5: Hoàn thiện và đưa vào vận hành

Sau khi các kịch bản kiểm thử đạt yêu cầu, kết nối được hoàn thiện để phục vụ vận hành thực tế.

Từ đây, PMS và Channel Manager trở thành hai mắt xích trong cùng một hệ thống công nghệ.

Giá trị mang lại cho Amarou Saigon Hotel

Giảm thao tác nhập liệu thủ công

Khi dữ liệu được trao đổi thông qua API, nhân viên giảm nhu cầu nhập lại cùng một thông tin trên nhiều hệ thống.

Điều này đặc biệt có ý nghĩa đối với những nghiệp vụ có tần suất thay đổi cao như:

• Giá phòng.

• Tồn phòng.

• Booking.

• Tình trạng bán phòng.

Hạn chế sai lệch dữ liệu

Một trong những rủi ro của quy trình thủ công là dữ liệu giữa các hệ thống có thể không đồng nhất.

Kết nối API tạo ra một cơ chế trao đổi dữ liệu có cấu trúc, từ đó hỗ trợ khách sạn kiểm soát thông tin tốt hơn.

Tối ưu quản lý phân phối phòng

STAAH đóng vai trò là lớp Channel Management, trong khi PMS tập trung vào quản lý vận hành.

Sự phân tách này giúp mỗi hệ thống thực hiện đúng chức năng của mình nhưng vẫn có thể trao đổi dữ liệu với nhau.

Tạo nền tảng cho vận hành tự động hóa

Giá trị lớn hơn của một dự án API không chỉ nằm ở một kết nối cụ thể.

Nó nằm ở khả năng hình thành hệ sinh thái công nghệ có thể mở rộng.

Khi PMS có khả năng kết nối với các nền tảng bên ngoài thông qua API, khách sạn có thể từng bước xây dựng hệ thống gồm:

PMS

↕️

Channel Manager

↕️

OTA

↕️

Booking Engine

↕️

Payment / Accounting / Other Systems

Đây cũng là định hướng mà Newway Solution theo đuổi trong việc xây dựng hệ sinh thái công nghệ cho doanh nghiệp du lịch – khách sạn.

Từ một kết nối API đến một hệ sinh thái vận hành

Điểm đáng chú ý của dự án Amarou Saigon Hotel không chỉ nằm ở việc kết nối Newway PMS với STAAH.

Đó là cách công nghệ được sử dụng để giải quyết một vấn đề rất thực tế trong vận hành khách sạn:

Khi dữ liệu được kết nối, nhân sự có thể tập trung nhiều hơn vào vận hành và phục vụ khách hàng thay vì xử lý dữ liệu thủ công.

Channel Manager không thay thế PMS.

PMS cũng không thay thế Channel Manager.

Mỗi hệ thống đảm nhiệm một vai trò riêng và API trở thành "cầu nối" để hai hệ thống phối hợp với nhau.

Đây chính là nền tảng của một hệ thống quản trị khách sạn hiện đại: các phần mềm không hoạt động độc lập mà cùng tạo thành một hệ sinh thái dữ liệu thống nhất.

Newway Solution – Kết nối phần mềm theo bài toán thực tế của doanh nghiệp

Newway Solution phát triển các giải pháp phần mềm phục vụ lĩnh vực du lịch, khách sạn và golf, trong đó Newway PMS hỗ trợ kết nối với nhiều nền tảng Channel Manager như STAAH, SiteMinder, D-EDGE, Hotel Link và Exely.

Thay vì chỉ cung cấp một phần mềm quản lý đơn lẻ, Newway Solution hướng tới việc xây dựng hệ thống có khả năng kết nối với các nền tảng công nghệ mà doanh nghiệp đang sử dụng.

Từ PMS, Channel Manager, OTA đến các hệ thống thanh toán, POS, hóa đơn điện tử hay những nền tảng nghiệp vụ khác, API là nền tảng giúp các hệ thống có thể trao đổi dữ liệu và phối hợp trong cùng một quy trình.

Kết luận

Case Study Amarou Saigon Hotel tích hợp Channel Manager STAAH qua API cho thấy một yếu tố quan trọng trong chuyển đổi số khách sạn: hiệu quả không chỉ đến từ việc sở hữu nhiều phần mềm, mà đến từ khả năng kết nối các phần mềm đó thành một hệ thống thống nhất.

Với sự kết hợp giữa Newway PMS và STAAH, dữ liệu vận hành và dữ liệu phân phối được kết nối thông qua API, tạo nền tảng cho việc quản lý giá, inventory và booking theo một quy trình có tính tự động hóa cao hơn.

Đối với các khách sạn đang sử dụng Channel Manager và muốn kết nối sâu hơn với PMS, API Integration có thể là bước quan trọng để tiến tới một mô hình vận hành liền mạch – chính xác – linh hoạt và dễ mở rộng.

Newway Solution – Kết nối công nghệ, tối ưu vận hành, đồng hành cùng doanh nghiệp du lịch – khách sạn trên hành trình chuyển đổi số.