Thuê phần mềm khách sạn – Xu hướng và lợi ích nổi bật

Thuê phần mềm khách sạn là gì?

Thuê phần mềm khách sạn là hình thức doanh nghiệp sử dụng hệ thống PMS (Property Management System) theo mô hình thuê bao, thường thanh toán theo tháng hoặc theo năm thay vì phải đầu tư một khoản lớn để mua bản quyền và xây dựng hạ tầng máy chủ riêng.

Với mô hình này, khách sạn có thể sử dụng phần mềm trên nền tảng Cloud thông qua trình duyệt web hoặc các thiết bị được hỗ trợ. Nhà cung cấp chịu trách nhiệm về hạ tầng hệ thống, cập nhật phần mềm, bảo trì và các hoạt động kỹ thuật theo phạm vi dịch vụ.

Mô hình thuê phần mềm đang ngày càng được quan tâm bởi các khách sạn, resort, homestay, căn hộ dịch vụ và chuỗi lưu trú có nhu cầu chuyển đổi số nhưng muốn kiểm soát tốt chi phí đầu tư ban đầu.

Trên thị trường hiện nay, mô hình SaaS/Cloud PMS thường được tính phí theo số lượng phòng, gói tính năng hoặc quy mô sử dụng.

Vì sao thuê phần mềm khách sạn đang trở thành xu hướng?

Trong ngành khách sạn, công nghệ không chỉ đóng vai trò hỗ trợ mà ngày càng trở thành nền tảng cho toàn bộ hoạt động vận hành.

Một hệ thống PMS hiện đại có thể quản lý từ đặt phòng, check-in, check-out, tình trạng phòng, buồng phòng, thu ngân đến báo cáo doanh thu và kết nối các kênh bán phòng trực tuyến.

Đặc biệt, mô hình Cloud PMS cho phép khách sạn sử dụng phần mềm mà không cần tự đầu tư và vận hành một hệ thống máy chủ riêng.

Xu hướng chuyển từ mua phần mềm sang thuê phần mềm

Mô hình truyền thống thường yêu cầu khách sạn đầu tư:

• Chi phí mua bản quyền phần mềm.
• Máy chủ và thiết bị mạng.
• Chi phí cài đặt.
• Chi phí nâng cấp phiên bản.
• Chi phí bảo trì.
• Nhân sự IT quản trị hệ thống.

Trong khi đó, với mô hình thuê phần mềm, doanh nghiệp chủ yếu trả một khoản phí định kỳ để sử dụng dịch vụ.

Điều này giúp chuyển một phần chi phí đầu tư ban đầu thành chi phí vận hành định kỳ, phù hợp với xu hướng SaaS đang phát triển trong nhiều lĩnh vực.

Cloud PMS ngày càng phù hợp với ngành lưu trú

Cloud PMS cho phép dữ liệu và ứng dụng được vận hành trên hạ tầng điện toán đám mây. Nhân viên quản lý có thể truy cập hệ thống từ nhiều thiết bị tùy theo quyền được cấp.

Một số giải pháp Cloud PMS trên thị trường đã tích hợp các nghiệp vụ như đặt phòng, check-in/check-out, housekeeping, báo cáo và đồng bộ OTA trên cùng một nền tảng.

10 lợi ích nổi bật khi thuê phần mềm khách sạn

1. Giảm chi phí đầu tư ban đầu

Đây là một trong những lợi ích dễ nhận thấy nhất.

Thay vì phải đầu tư một khoản lớn để mua phần mềm, máy chủ và các hạng mục hạ tầng liên quan, khách sạn có thể bắt đầu bằng một gói thuê bao phù hợp với quy mô thực tế.

Đặc biệt, với khách sạn nhỏ, khách sạn mới khai trương hoặc cơ sở lưu trú đang thử nghiệm mô hình kinh doanh, việc giảm CAPEX giúp doanh nghiệp dành ngân sách cho những hạng mục quan trọng khác như marketing, nhân sự và cơ sở vật chất.

2. Chủ động kiểm soát chi phí vận hành

Chi phí thuê phần mềm thường được xác định theo tháng, năm, số phòng hoặc gói tính năng.

Doanh nghiệp có thể dự toán ngân sách phần mềm tương đối rõ ràng thay vì phải phát sinh nhiều khoản đầu tư lớn ngay từ đầu.

Một số mô hình SaaS còn cho phép nâng cấp gói khi khách sạn mở rộng và điều chỉnh quy mô sử dụng theo nhu cầu.

3. Không phải tự quản lý máy chủ

Với giải pháp Cloud PMS, khách sạn không nhất thiết phải đầu tư máy chủ vật lý riêng để vận hành phần mềm.

Nhà cung cấp chịu trách nhiệm đối với hạ tầng Cloud trong phạm vi cam kết dịch vụ.

Điều này đặc biệt có ý nghĩa đối với những khách sạn không có đội ngũ IT chuyên trách.

4. Luôn được cập nhật phiên bản mới

Phần mềm khách sạn cần liên tục được cải tiến để đáp ứng:

• Nhu cầu vận hành mới.
• Yêu cầu tích hợp.
• Thay đổi về công nghệ.
• Yêu cầu bảo mật.
• Các nghiệp vụ quản lý mới.

Với mô hình thuê phần mềm, việc cập nhật thường được nhà cung cấp thực hiện tập trung thay vì khách sạn phải tự cài đặt từng phiên bản.

5. Triển khai nhanh hơn

Một hệ thống thuê Cloud PMS có thể được triển khai nhanh hơn so với mô hình phải xây dựng toàn bộ hạ tầng tại khách sạn.

Sau khi cấu hình hệ thống, phân quyền người dùng, thiết lập danh mục phòng, giá phòng và các thông tin cần thiết, nhân viên có thể bắt đầu sử dụng.

Điều này đặc biệt hữu ích với:

• Khách sạn mới khai trương.
• Khách sạn chuyển đổi từ Excel.
• Khách sạn đang sử dụng phần mềm cũ.
• Chuỗi khách sạn cần triển khai thêm cơ sở mới.

6. Có thể truy cập hệ thống linh hoạt

Một trong những ưu điểm lớn của Cloud PMS là khả năng truy cập hệ thống từ nhiều địa điểm và thiết bị được hỗ trợ.

Chủ khách sạn hoặc quản lý có thể theo dõi tình hình kinh doanh mà không nhất thiết phải có mặt tại quầy lễ tân.

Các bộ phận cũng có thể làm việc trên cùng một hệ thống dữ liệu với quyền hạn được phân cấp.

7. Dễ dàng mở rộng khi khách sạn phát triển

Một khách sạn có thể bắt đầu với vài chục phòng và sau đó mở rộng lên hàng trăm phòng hoặc phát triển thành chuỗi.

Mô hình thuê phần mềm giúp việc mở rộng hệ thống trở nên linh hoạt hơn khi doanh nghiệp có thể nâng cấp gói dịch vụ hoặc bổ sung các module phù hợp.

Đây là một ưu điểm quan trọng đối với doanh nghiệp đang có chiến lược mở rộng chuỗi.

8. Kết nối nhiều nghiệp vụ trên một nền tảng

Một PMS hiện đại không chỉ quản lý đặt phòng.

Hệ thống có thể được mở rộng để quản lý:

• Reservation.
• Front Office.
• Room Status.
• Housekeeping.
• POS nhà hàng.
• Spa.
• Gym.
• Thu ngân.
• Kho.
• CRM.
• Báo cáo quản trị.
• Hóa đơn điện tử.
• Payment.
• Channel Manager.
• Booking Engine.

Việc tập trung dữ liệu giúp giảm tình trạng mỗi bộ phận sử dụng một hệ thống riêng biệt và hạn chế việc nhập dữ liệu thủ công.

9. Đồng bộ OTA, hạn chế sai lệch dữ liệu

Khách sạn hiện nay thường bán phòng trên nhiều kênh như website, Booking.com, Agoda, Traveloka và các OTA khác.

Nếu nhân viên cập nhật thủ công, việc sai giá hoặc sai số lượng phòng có thể xảy ra.

Channel Manager kết nối với PMS giúp đồng bộ tình trạng phòng, giá và booking giữa các kênh bán theo cấu hình của hệ thống.

Các giải pháp PMS hiện đại thường xem khả năng kết nối OTA và Channel Manager là một phần quan trọng của hệ sinh thái quản lý khách sạn.

10. Tập trung dữ liệu để quản trị hiệu quả hơn

Thay vì dữ liệu nằm rải rác trong Excel, sổ sách hoặc nhiều phần mềm khác nhau, PMS giúp tập trung dữ liệu vận hành vào một hệ thống.

Ban quản lý có thể theo dõi các chỉ số như:

• Công suất phòng.
• Doanh thu.
• ADR.
• RevPAR.
• Booking.
• Nguồn khách.
• Tình trạng phòng.
• Doanh thu theo dịch vụ.
• Hiệu quả kinh doanh theo thời gian.

Từ đó, quyết định quản trị có thể dựa trên dữ liệu thực tế thay vì chỉ dựa vào kinh nghiệm.

Thuê phần mềm khách sạn phù hợp với những mô hình nào?

Khách sạn vừa và nhỏ

Đây là nhóm phù hợp với mô hình thuê PMS vì không cần đầu tư lớn vào hạ tầng công nghệ nhưng vẫn có thể sử dụng hệ thống quản lý chuyên nghiệp.

Khách sạn mới khai trương

Thay vì bỏ ra khoản đầu tư lớn ngay từ đầu, chủ đầu tư có thể lựa chọn Cloud PMS để nhanh chóng đưa hệ thống vào vận hành.

Resort và khách sạn cao cấp

Các cơ sở lưu trú có nghiệp vụ phức tạp có thể lựa chọn gói PMS cao cấp với nhiều module và khả năng tích hợp.

Chuỗi khách sạn

Mô hình thuê Cloud PMS đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp cần quản lý nhiều cơ sở.

Dữ liệu từ các cơ sở có thể được tập trung để chủ doanh nghiệp hoặc cấp quản lý theo dõi tình hình kinh doanh và vận hành.

Căn hộ dịch vụ, homestay

Các mô hình lưu trú nhỏ cũng có thể sử dụng PMS để tự động hóa booking, quản lý phòng và doanh thu mà không cần đầu tư hệ thống CNTT phức tạp.

Thuê phần mềm khách sạn và mua phần mềm: Nên chọn mô hình nào?

Hai mô hình đều có ưu điểm riêng.

Với doanh nghiệp muốn giảm vốn đầu tư ban đầu và triển khai nhanh, thuê Cloud PMS thường là lựa chọn đáng cân nhắc.

Ngược lại, những doanh nghiệp có yêu cầu đặc biệt về hạ tầng, kiểm soát dữ liệu hoặc đã có đội ngũ IT chuyên sâu có thể cân nhắc mô hình triển khai riêng.

Chi phí thuê phần mềm khách sạn được tính như thế nào?

Không có một mức giá cố định cho tất cả khách sạn.

Chi phí thường phụ thuộc vào:

• Số lượng phòng.
• Số lượng cơ sở.
• Module sử dụng.
• Số lượng người dùng.
• Channel Manager.
• Booking Engine.
• POS.
• CRM.
• Hóa đơn điện tử.
• Tích hợp thiết bị.
• Mức độ tùy chỉnh.
• Yêu cầu triển khai và đào tạo.

Trên thị trường hiện có nhiều mô hình tính phí như theo phòng/tháng, theo gói cố định hoặc theo module.

Do đó, khi so sánh giá, khách sạn không nên chỉ nhìn vào mức phí thuê hàng tháng mà cần tính TCO – Total Cost of Ownership, bao gồm cả phí triển khai, đào tạo, tích hợp, phần cứng và các dịch vụ bổ sung nếu có.

Những tiêu chí quan trọng khi lựa chọn phần mềm khách sạn cho thuê

1. Phù hợp với nghiệp vụ thực tế

Phần mềm cần đáp ứng được quy trình vận hành hiện tại thay vì chỉ có nhiều tính năng trên lý thuyết.

2. Có khả năng tích hợp

Nên ưu tiên PMS có API và khả năng kết nối với:

• OTA.
• Channel Manager.
• Booking Engine.
• POS.
• Hóa đơn điện tử.
• Thanh toán QR.
• Khóa cửa thông minh.
• Máy đọc CCCD/hộ chiếu.
• CRM.
• Hệ thống kế toán.

3. Có khả năng mở rộng

Nếu khách sạn có kế hoạch phát triển chuỗi, cần đánh giá ngay khả năng quản lý multi-property và tập trung dữ liệu.

4. Bảo mật và sao lưu dữ liệu

Đây là tiêu chí không nên bỏ qua khi lựa chọn Cloud PMS.

Doanh nghiệp nên tìm hiểu:

• Cơ chế backup.
• Phân quyền.
• Nhật ký hoạt động.
• Chính sách bảo mật.
• Khả năng khôi phục dữ liệu.
• SLA và uptime.
• Chính sách xử lý khi kết thúc hợp đồng.

5. Hỗ trợ kỹ thuật

Một phần mềm tốt nhưng hỗ trợ chậm vẫn có thể gây ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động khách sạn.

Do đó, cần đánh giá:

• Thời gian phản hồi.
• Kênh hỗ trợ.
• Hỗ trợ ngoài giờ.
• Đào tạo nhân viên.
• Hỗ trợ chuyển đổi dữ liệu.
• Quy trình xử lý sự cố.

Thuê phần mềm khách sạn có thực sự tiết kiệm?

Câu trả lời phụ thuộc vào quy mô và nhu cầu của từng khách sạn.

Tuy nhiên, lợi ích của mô hình thuê không chỉ nằm ở việc giảm giá phần mềm.

Giá trị lớn hơn nằm ở việc doanh nghiệp có thể:

• Giảm vốn đầu tư ban đầu.
• Giảm chi phí quản trị hạ tầng.
• Triển khai nhanh.
• Dễ mở rộng.
• Giảm công việc thủ công.
• Tập trung dữ liệu.
• Tự động hóa quy trình.
• Nâng cao khả năng quản trị.

Vì vậy, khi đánh giá hiệu quả đầu tư PMS, doanh nghiệp nên nhìn vào TCO + ROI + hiệu quả vận hành, thay vì chỉ so sánh phí thuê phần mềm hàng tháng.

Newway PMS – Giải pháp quản lý khách sạn trên nền tảng Cloud

Đối với khách sạn đang tìm kiếm giải pháp thuê phần mềm khách sạn, Newway PMS là một lựa chọn có thể cân nhắc cho quá trình chuyển đổi số và chuẩn hóa vận hành.

Hệ thống hướng tới các mô hình khách sạn, resort, căn hộ dịch vụ và chuỗi lưu trú với nhiều nghiệp vụ quản lý trên cùng một nền tảng.

Newway PMS có thể hỗ trợ các nghiệp vụ như:

• Quản lý đặt phòng.
• Quản lý lễ tân.
• Quản lý tình trạng phòng.
• Housekeeping.
• Quản lý nhà hàng/POS.
• Spa/Gym.
• Quản lý doanh thu.
• CRM.
• Channel Manager.
• Booking Engine.
• Hóa đơn điện tử.
• Thanh toán QR.
• Quản lý kho và mua hàng.
• Tích hợp khóa cửa thông minh.
• Quản lý chuỗi khách sạn.
• Báo cáo quản trị.

Mô hình Cloud giúp khách sạn giảm phụ thuộc vào hạ tầng máy chủ riêng, đồng thời thuận tiện hơn trong quá trình triển khai và mở rộng hệ thống.

Khi nào khách sạn nên chuyển sang thuê phần mềm?

Khách sạn nên cân nhắc chuyển sang mô hình thuê PMS khi:

• Đang quản lý bằng Excel hoặc sổ sách.
• Phần mềm hiện tại đã lỗi thời.
• Chi phí bảo trì hệ thống cũ quá cao.
• Muốn giảm đầu tư máy chủ.
• Muốn triển khai PMS nhanh.
• Có kế hoạch mở thêm cơ sở.
• Muốn quản lý từ xa.
• Muốn kết nối OTA và các nền tảng bán phòng.
• Muốn tập trung dữ liệu vận hành.
• Muốn chuẩn hóa quy trình quản lý.

Đặc biệt, nếu doanh nghiệp đang chuẩn bị khai trương khách sạn mới, việc lựa chọn Cloud PMS ngay từ đầu có thể giúp giảm đáng kể thời gian và công sức triển khai hệ thống.

Kết luận

Thuê phần mềm khách sạn đang trở thành một hướng tiếp cận phù hợp với xu thế chuyển đổi số của ngành lưu trú.

Thay vì phải đầu tư lớn cho bản quyền, máy chủ và đội ngũ kỹ thuật, khách sạn có thể sử dụng Cloud PMS theo mô hình SaaS, trả phí theo nhu cầu và dễ dàng mở rộng khi hoạt động kinh doanh phát triển.

Tuy nhiên, lựa chọn phần mềm không nên chỉ dựa trên tiêu chí “giá thuê bao bao nhiêu mỗi tháng”. Doanh nghiệp cần đánh giá tổng thể về tính năng, khả năng tích hợp, bảo mật, hỗ trợ kỹ thuật, khả năng mở rộng và tổng chi phí sở hữu.

Với các khách sạn, resort và chuỗi lưu trú đang tìm kiếm giải pháp quản lý hiện đại, việc lựa chọn một nền tảng PMS Cloud phù hợp ngay từ đầu sẽ tạo nền tảng quan trọng cho quá trình tự động hóa và nâng cao hiệu quả vận hành.

Câu hỏi thường gặp về thuê phần mềm khách sạn

Thuê phần mềm khách sạn là gì?

Thuê phần mềm khách sạn là hình thức sử dụng hệ thống PMS theo mô hình thuê bao tháng hoặc năm. Khách sạn không cần mua toàn bộ bản quyền phần mềm ngay từ đầu mà trả phí để sử dụng dịch vụ theo gói.

Thuê Cloud PMS có cần máy chủ riêng không?

Thông thường không cần máy chủ riêng nếu giải pháp được cung cấp hoàn toàn trên nền tảng Cloud. Hạ tầng vận hành do nhà cung cấp quản lý theo phạm vi dịch vụ.

Khách sạn nhỏ có nên thuê phần mềm không?

Có. Mô hình thuê đặc biệt phù hợp với khách sạn nhỏ vì giúp giảm chi phí đầu tư ban đầu và cho phép sử dụng các tính năng quản lý chuyên nghiệp mà không cần xây dựng hạ tầng CNTT riêng.

Có thể thuê phần mềm khách sạn theo tháng không?

Có. Nhiều nhà cung cấp áp dụng mô hình subscription theo tháng hoặc năm. Một số đơn vị tính phí theo số phòng, trong khi một số khác sử dụng gói cố định hoặc kết hợp nhiều phương thức tính phí.

Thuê phần mềm khách sạn có thể quản lý nhiều cơ sở không?

Có, nếu PMS hỗ trợ mô hình multi-property. Đây là tiêu chí quan trọng đối với doanh nghiệp đang xây dựng chuỗi khách sạn.

Làm thế nào để chọn phần mềm khách sạn phù hợp?

Nên đánh giá theo 7 nhóm tiêu chí chính: nghiệp vụ, tính năng, khả năng tích hợp, bảo mật, hiệu năng, hỗ trợ kỹ thuật và tổng chi phí sở hữu. Không nên chỉ lựa chọn dựa trên mức giá thuê thấp nhất.