Định biên nhân sự khách sạn là gì? Cách tính chuẩn

Định biên nhân sự khách sạn là gì? Cách tính định biên nhân sự hiệu quả

Trong kinh doanh khách sạn, nhân sự là một trong những yếu tố quyết định trực tiếp đến chất lượng dịch vụ, trải nghiệm khách hàng và chi phí vận hành. Nếu bố trí quá ít nhân viên, khách sạn dễ rơi vào tình trạng quá tải, phục vụ chậm và ảnh hưởng chất lượng dịch vụ. Ngược lại, nếu bố trí quá nhiều nhân sự, chi phí tiền lương tăng cao nhưng năng suất lao động không tương xứng.

Đây chính là lý do định biên nhân sự khách sạn trở thành một nội dung quan trọng trong công tác quản trị nhân sự và hoạch định nguồn lực.

Vậy định biên nhân sự khách sạn là gì? Cách tính định biên nhân sự như thế nào? Một khách sạn 100 phòng cần bao nhiêu nhân viên? Định biên nhân sự khách sạn 3 sao, 4 sao và 5 sao có gì khác nhau?

Bài viết dưới đây sẽ giúp chủ đầu tư, tổng quản lý và bộ phận HR khách sạn có một phương pháp tiếp cận thực tế và dễ áp dụng.

Định biên nhân sự khách sạn là gì?

Định biên nhân sự khách sạn là quá trình xác định số lượng, cơ cấu và chất lượng nhân sự cần thiết cho từng bộ phận nhằm đảm bảo khách sạn vận hành hiệu quả, đáp ứng tiêu chuẩn dịch vụ và kiểm soát tốt chi phí lao động.

Nói một cách đơn giản, định biên nhân sự trả lời câu hỏi:

“Với quy mô, công suất và mô hình dịch vụ hiện tại, khách sạn cần bao nhiêu nhân viên và bố trí nhân viên như thế nào là hợp lý?”

Định biên không chỉ xác định tổng số nhân viên, mà còn cần xác định:

• Số lượng nhân sự của từng bộ phận.
• Số nhân viên cần có trong từng ca.
• Cơ cấu chức danh.
• Số lượng quản lý, giám sát và nhân viên.
• Nhu cầu nhân sự theo mùa cao điểm và thấp điểm.
• Nhu cầu nhân sự theo công suất phòng.
• Nhu cầu nhân sự theo khối lượng công việc.
• Hệ số nhân sự dự phòng cho ngày nghỉ, nghỉ phép, nghỉ ốm và các trường hợp phát sinh.

Theo các chuyên gia, có thể xây dựng định biên nhân sự dựa trên ba nhóm nguyên tắc chính: tỷ lệ tương quan, định mức lao động và tần suất/thời lượng thực hiện công việc.

Vì sao khách sạn cần định biên nhân sự?

Định biên nhân sự không đơn thuần là bài toán tuyển đủ người. Đây là công cụ giúp khách sạn cân bằng giữa chất lượng dịch vụ và chi phí nhân sự.

Kiểm soát chi phí nhân sự

Chi phí nhân sự thường chiếm tỷ trọng đáng kể trong chi phí vận hành khách sạn.

Nếu tuyển dư người, khách sạn phải chịu:

• Chi phí lương.
• Bảo hiểm và phúc lợi.
• Chi phí đào tạo.
• Chi phí quản lý.
• Chi phí đồng phục và trang thiết bị.
• Chi phí tuyển dụng thay thế.

Định biên hợp lý giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng “thừa người nhưng thiếu năng suất”.

Đảm bảo đủ nhân sự phục vụ khách

Ngược lại, cắt giảm nhân sự quá mức có thể gây ra:

• Nhân viên phải làm việc quá tải.
• Tăng thời gian chờ của khách.
• Phòng không được làm sạch đúng thời gian.
• Check-in, check-out chậm.
• Nhà hàng thiếu nhân viên vào giờ cao điểm.
• Gia tăng khiếu nại.
• Tăng tỷ lệ nghỉ việc do áp lực công việc.

Vì vậy, mục tiêu của định biên không phải là giảm nhân sự tối đa, mà là bố trí đúng người, đúng vị trí, đúng thời điểm.

Hỗ trợ lập kế hoạch tuyển dụng

Khi biết chính xác nhu cầu nhân lực, phòng Nhân sự có thể xây dựng kế hoạch:

• Tuyển dụng nhân sự mới.
• Điều chuyển nội bộ.
• Đào tạo và nâng cao năng lực.
• Xây dựng nguồn nhân sự dự phòng.
• Kế hoạch nhân sự mùa cao điểm.
• Kế hoạch kế nhiệm các vị trí quản lý.

Tối ưu năng suất lao động

Định biên cũng giúp ban điều hành so sánh giữa nhân sự thực tế và khối lượng công việc.

Ví dụ:

Khách sạn có 100 phòng nhưng chỉ có 50 phòng đang bán mỗi ngày. Nếu vẫn duy trì đội ngũ Housekeeping giống giai đoạn công suất 90–100%, khách sạn có thể đang sử dụng nguồn lực chưa tối ưu.

Do đó, định biên nên được xây dựng theo hướng linh hoạt theo nhu cầu vận hành.

Những yếu tố ảnh hưởng đến định biên nhân sự khách sạn

Không có một công thức duy nhất áp dụng cho mọi khách sạn. Hai khách sạn có cùng 100 phòng nhưng có thể cần số lượng nhân sự hoàn toàn khác nhau.

Một số yếu tố quan trọng gồm:

Quy mô khách sạn

Số lượng phòng là cơ sở đầu tiên để xác định quy mô nhân sự.

Ví dụ:

• Khách sạn 30 phòng.
• Khách sạn 100 phòng.
• Khách sạn 300 phòng.
• Resort 500 phòng.

Quy mô càng lớn thì cơ cấu quản lý, lễ tân, buồng phòng, kỹ thuật, F&B, an ninh và các bộ phận hỗ trợ càng phức tạp.

Phân khúc và tiêu chuẩn khách sạn

Khách sạn bình dân, boutique, 3 sao, 4 sao, 5 sao và resort cao cấp có yêu cầu nhân sự khác nhau.

Khách sạn cao cấp thường cung cấp nhiều dịch vụ cá nhân hóa hơn nên cần mật độ nhân sự cao hơn.

Một số benchmark tham khảo trên thị trường cho thấy tỷ lệ nhân sự/phòng có thể dao động đáng kể theo phân khúc; tuy nhiên đây chỉ nên được sử dụng như mốc tham chiếu, không phải định mức cứng.

Công suất phòng

Công suất phòng có ảnh hưởng rất lớn đến nhu cầu nhân sự.

Ví dụ:

Khách sạn 200 phòng:

• Công suất 40% → khoảng 80 phòng có khách.
• Công suất 70% → khoảng 140 phòng có khách.
• Công suất 90% → khoảng 180 phòng có khách.

Đặc biệt với Housekeeping, số lượng phòng có khách và số phòng check-out cần làm vệ sinh sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến khối lượng công việc.

Mô hình dịch vụ

Một khách sạn chỉ cung cấp phòng nghỉ sẽ có định biên khác với resort có:

• Nhà hàng.
• Bar.
• Spa.
• Hồ bơi.
• Phòng hội nghị.
• Khu vui chơi.
• Bãi biển.
• Xe điện.
• Room service.
• Dịch vụ concierge.

Càng nhiều dịch vụ, nhu cầu nhân sự càng lớn.

Thời gian hoạt động

Khách sạn hoạt động 24/7 phải đảm bảo nhân sự theo nhiều ca.

Ví dụ:

• Ca sáng.
• Ca chiều.
• Ca đêm.

Do đó, số lượng nhân viên thực tế phải lớn hơn số người cần có tại một thời điểm.

Mức độ ứng dụng công nghệ

Khách sạn sử dụng PMS, HRM, chấm công, quản lý Housekeeping, quản lý ca làm việc và báo cáo tự động có thể giảm đáng kể thời gian xử lý thủ công.

Công nghệ không nhất thiết thay thế nhân sự, nhưng có thể giúp tăng năng suất của mỗi nhân viên, từ đó tác động trực tiếp đến định biên.

Các phương pháp tính định biên nhân sự khách sạn

Có thể kết hợp nhiều phương pháp thay vì chỉ sử dụng một công thức.

Phương pháp 1: Tính theo tỷ lệ nhân sự/phòng

Đây là phương pháp đơn giản nhất.

Công thức:

Tổng nhân sự = Số phòng khai thác × Tỷ lệ nhân sự/phòng

Ví dụ:

Khách sạn có 100 phòng và giả định định biên mục tiêu là 0,8 nhân sự/phòng:

100 × 0,8 = 80 nhân sự

Như vậy, định biên tham khảo là khoảng 80 nhân sự.

Chỉ số FTE/phòng cũng được sử dụng phổ biến để đo cường độ nhân sự của khách sạn.

Tuy nhiên, phương pháp này có một hạn chế lớn: không phản ánh chính xác công suất phòng và khối lượng công việc của từng bộ phận.

Vì vậy, không nên lấy tỷ lệ nhân sự/phòng làm căn cứ duy nhất.

Phương pháp 2: Tính theo định mức lao động

Đây là phương pháp phù hợp hơn đối với từng bộ phận.

Ví dụ với Housekeeping:

Một nhân viên buồng có thể làm trung bình khoảng 12–16 phòng/ca tùy loại phòng, tiêu chuẩn dịch vụ và điều kiện vận hành. Các khách sạn cao cấp hoặc phòng có diện tích lớn có thể có định mức thấp hơn.

Công thức đơn giản:

Nhân sự cần trong ca = Số phòng cần làm / Định mức phòng mỗi nhân viên

Ví dụ:

Khách sạn có 120 phòng cần làm vệ sinh và định mức là 15 phòng/người/ca:

120 / 15 = 8 nhân viên/ca

Nếu khách sạn tổ chức nhiều ca và cần tính ngày nghỉ, nghỉ phép, nghỉ ốm, cần bổ sung hệ số bù.

Phương pháp 3: Tính theo công suất phòng

Đây là cách phù hợp để xây dựng định biên nhân sự linh hoạt.

Công thức:

Phòng có khách = Tổng số phòng × Công suất phòng

Ví dụ:

Khách sạn có 200 phòng và công suất trung bình 75%:

200 × 75% = 150 phòng có khách

Nếu mỗi nhân viên Housekeeping phụ trách 15 phòng:

150 / 15 = 10 nhân viên/ca

Sau đó cần cộng thêm nhân sự quản lý, giám sát và hệ số bù ca.

Cách tiếp cận này phù hợp với các khách sạn có công suất biến động mạnh theo mùa.

Phương pháp 4: Tính theo khối lượng công việc

Đây là phương pháp có độ chính xác cao hơn khi khách sạn đã có dữ liệu vận hành.

Ví dụ đối với Housekeeping:

Tổng thời gian cần thiết = Số phòng × Thời gian vệ sinh trung bình/phòng

Sau đó:

Nhân sự cần thiết = Tổng thời gian công việc / Thời gian làm việc hiệu dụng của một nhân viên

Ví dụ:

• 100 phòng cần làm.
• Trung bình 30 phút/phòng.
• Tổng thời gian: 3.000 phút.
• Một nhân viên có 420 phút làm việc hiệu dụng trong ca.

Khi đó:

3.000 / 420 ≈ 7,14

Khách sạn cần khoảng 8 nhân viên để hoàn thành công việc.

Phương pháp dựa trên thời gian thực hiện công việc đặc biệt hữu ích khi khách sạn có dữ liệu thực tế về năng suất. Các mô hình quản trị Housekeeping hiện đại cũng sử dụng số phút hoặc số giờ lao động trên mỗi phòng có khách để đánh giá hiệu suất.

Cách tính định biên nhân sự khách sạn theo từng bộ phận

Định biên nhân sự bộ phận Lễ tân

Lễ tân phải đảm bảo khả năng phục vụ khách liên tục, vì vậy cần tính theo:

• Số lượng phòng.
• Công suất phòng.
• Số lượt check-in/check-out.
• Thời gian cao điểm.
• Số quầy lễ tân.
• Dịch vụ concierge.
• Bellman.
• Night audit.
• Quy mô khách đoàn.

Ví dụ, khách sạn 100 phòng có thể cần:

• Lễ tân ca sáng.
• Lễ tân ca chiều.
• Lễ tân ca đêm.
• Giám sát lễ tân.
• Night auditor.
• Bellman/Guest service tùy mô hình.

Không nên chỉ lấy tổng số phòng chia cho một tỷ lệ cố định, vì hoạt động Front Office phụ thuộc nhiều vào lưu lượng khách và số giao dịch.

Định biên nhân sự bộ phận Housekeeping

Housekeeping thường là một trong những bộ phận có số lượng nhân sự lớn nhất.

Có thể tính dựa trên:

• Số phòng.
• Công suất phòng.
• Số phòng check-out.
• Số phòng stay-over.
• Loại phòng.
• Diện tích phòng.
• Tiêu chuẩn vệ sinh.
• Thời gian làm phòng.
• Số lượng public area.
• Khu vực giặt là.

Ví dụ:

Khách sạn 150 phòng, công suất trung bình 80%:

150 × 80% = 120 phòng có khách

Nếu định mức 15 phòng/người:

120 / 15 = 8 nhân viên/ca

Sau đó tiếp tục tính:

• Giám sát.
• Nhân viên văn phòng Housekeeping.
• Linen.
• Laundry.
• Public Area.
• Nhân sự bù nghỉ.

Định biên nhân sự bộ phận F&B

F&B khó tính theo số phòng vì phụ thuộc vào công suất nhà hàng và số lượng khách sử dụng dịch vụ.

Các yếu tố cần xem xét:

• Số lượng nhà hàng.
• Số ghế.
• Số bữa phục vụ.
• Buffet hay à la carte.
• Room service.
• Bar.
• Banquet.
• Hội nghị.
• Tiệc cưới.
• Công suất phục vụ.
• Số lượng khách trung bình.

Ví dụ, một nhà hàng buffet 200 chỗ sẽ có nhu cầu nhân sự khác hoàn toàn nhà hàng à la carte 60 chỗ.

Đặc biệt với khách sạn có tiệc và hội nghị, cần xây dựng định biên F&B theo sự kiện, thay vì cố định nhân sự quanh năm.

Định biên nhân sự bộ phận Kỹ thuật

Bộ phận Engineering phụ thuộc vào:

• Số lượng phòng.
• Tuổi công trình.
• Hệ thống MEP.
• Điều hòa.
• Thang máy.
• Hồ bơi.
• Bếp.
• Hệ thống xử lý nước.
• Điện.
• PCCC.
• Các khu vực tiện ích.

Một số benchmark quốc tế sử dụng tỷ lệ số phòng trên kỹ thuật viên, nhưng tỷ lệ này thay đổi mạnh theo mô hình khách sạn và mức độ phức tạp của hệ thống kỹ thuật.

Do đó, khách sạn có hệ thống kỹ thuật phức tạp không nên áp dụng máy móc định mức của khách sạn quy mô nhỏ.

Định biên nhân sự bộ phận Sales & Marketing

Sales & Marketing thường không tính đơn thuần theo số phòng.

Cần xem xét:

• Công suất phòng.
• Mục tiêu doanh thu.
• Tỷ trọng khách Corporate.
• Khách đoàn.
• OTA.
• MICE.
• Wedding.
• Event.
• Sales thị trường.
• Digital Marketing.
• Reservation.

Một khách sạn 100 phòng chuyên khách lẻ OTA có thể cần cơ cấu Sales khác với khách sạn 100 phòng chuyên khách đoàn và MICE.

Định biên nhân sự bộ phận Nhân sự

HR thường bao gồm:

• HR Manager/HR Director.
• Recruitment.
• C&B.
• Training.
• Employee Relations.
• HR Admin.

Quy mô HR nên được xác định dựa trên:

Tổng số nhân viên + mức độ phức tạp của chính sách nhân sự + khối lượng tuyển dụng + tần suất đào tạo + hệ thống chấm công, tính lương.

Khách sạn càng ứng dụng tốt HRM và tự động hóa thì HR có thể dành nhiều thời gian hơn cho các hoạt động có giá trị như đào tạo, phát triển nhân tài và giữ chân nhân viên.

Cách tính hệ số bù nhân sự

Một trong những sai lầm phổ biến là tính đủ nhân sự theo ca nhưng không tính ngày nghỉ.

Ví dụ:

Khách sạn cần 10 nhân viên để đảm bảo một vị trí luôn có người làm việc.

Không có nghĩa là khách sạn chỉ cần tuyển đúng 10 người.

Nhân viên còn có:

• Ngày nghỉ hàng tuần.
• Nghỉ phép.
• Nghỉ lễ.
• Nghỉ ốm.
• Nghỉ việc đột xuất.
• Đào tạo.

Vì vậy cần sử dụng hệ số bù nhân sự.

Ví dụ:

Nhân sự định biên = Nhân sự vận hành × Hệ số bù

Nếu cần 10 nhân viên vận hành và sử dụng hệ số bù 1,32:

10 × 1,32 = 13,2

Có thể cần bố trí khoảng 13–14 nhân viên để đảm bảo đủ nguồn lực trong thực tế.

Một ví dụ định biên Housekeeping được Hoteljob sử dụng cũng áp dụng hệ số 1,32 để bù cho nghỉ hàng tuần, nghỉ phép, lễ tết và các trường hợp tương tự.

Ví dụ cách tính định biên nhân sự khách sạn 100 phòng

Giả sử khách sạn có:

• 100 phòng.
• Công suất bình quân: 75%.
• Hoạt động 24/7.
• Có nhà hàng.
• Có hồ bơi.
• Có dịch vụ phòng.
• Phân khúc 4 sao.

Bước 1: Xác định số phòng có khách

100 × 75% = 75 phòng

Bước 2: Tính Housekeeping

Giả sử định mức:

15 phòng/nhân viên/ca

Nhân sự cần:

75 / 15 = 5 nhân viên/ca

Sau đó cộng nhân sự giám sát, linen, public area và hệ số bù.

Bước 3: Tính Front Office

Xác định số nhân viên tối thiểu cho mỗi ca dựa trên:

• Lưu lượng check-in.
• Check-out.
• Số quầy.
• Dịch vụ khách.
• Night audit.

Bước 4: Tính F&B

Dựa trên:

• Số ghế.
• Số khách ăn sáng.
• Khách ngoài.
• Room service.
• Nhà hàng/bar.
• Tiệc và sự kiện.

Bước 5: Tính các bộ phận hỗ trợ

Bao gồm:

• HR.
• Finance & Accounting.
• Sales & Marketing.
• Engineering.
• Security.
• IT.
• Management.

Cuối cùng:

Tổng định biên khách sạn = Định biên Front Office + Housekeeping + F&B + Engineering + Security + HR + Finance + Sales/Marketing + các bộ phận khác.

Đây là cách tiếp cận chính xác hơn nhiều so với việc chỉ lấy 100 phòng × một tỷ lệ nhân sự cố định.

Tham khảo tỷ lệ nhân sự/phòng theo mô hình khách sạn

Các tỷ lệ dưới đây chỉ nên dùng để tham khảo ban đầu:

Các benchmark thực tế thay đổi theo dịch vụ, công suất, mô hình vận hành và mức độ cá nhân hóa dịch vụ. Một số nguồn thị trường Việt Nam hiện đưa ra khoảng 0,5–0,7 nhân sự/phòng cho nhóm 3 sao/boutique/condotel và khoảng 0,8–1,2 cho 4 sao; trong khi resort và luxury hotel có thể cao hơn.

Lưu ý: Không nên xem đây là “chuẩn bắt buộc”. Đây chỉ là benchmark để bắt đầu xây dựng mô hình định biên. Định biên chính xác phải dựa trên dữ liệu vận hành thực tế của từng khách sạn.

Những sai lầm thường gặp khi định biên nhân sự khách sạn

Chỉ tính nhân sự theo số phòng

Đây là sai lầm phổ biến nhất.

100 phòng ở khách sạn thành phố không thể áp dụng cùng định biên với 100 phòng tại resort có:

• Spa.
• Hồ bơi.
• Nhà hàng.
• Bar.
• Bãi biển.
• Xe điện.
• Khu vui chơi.

Không tính công suất phòng

Khách sạn 100 phòng nhưng công suất trung bình 40% và khách sạn 100 phòng với công suất 90% không thể có cùng nhu cầu nhân sự Housekeeping.

Không tính mùa vụ

Resort biển, khách sạn nghỉ dưỡng và điểm du lịch thường có mùa cao điểm và thấp điểm rất rõ.

Nếu duy trì một định biên cố định quanh năm sẽ dẫn tới:

Mùa thấp điểm: dư nhân sự.

Mùa cao điểm: thiếu nhân sự.

Không tính hệ số bù

Chỉ tính số người cần có trong ca mà không tính ngày nghỉ, nghỉ phép và nghỉ ốm sẽ khiến kế hoạch nhân sự thiếu thực tế.

Không dựa trên dữ liệu năng suất

Nếu khách sạn đã có dữ liệu:

• Số phòng làm/người.
• Thời gian làm phòng.
• Số khách phục vụ/người.
• Số lượt check-in/người.
• Giờ lao động/phòng có khách.
• Chi phí nhân sự/phòng có khách.

thì nên sử dụng những dữ liệu này để xây dựng định biên thay vì chỉ dựa vào kinh nghiệm.

Định biên nhân sự khách sạn nên được quản lý như thế nào?

Một mô hình quản trị hiện đại nên chuyển từ định biên cố định sang định biên động.

Ví dụ:

Công suất dưới 50%

Có thể:

• Giảm số ca.
• Điều chuyển nhân viên.
• Cho nhân viên nghỉ phép theo kế hoạch.
• Tăng nhân sự đa nhiệm.

Công suất 50–80%

Duy trì lực lượng nhân sự cốt lõi và điều chỉnh theo từng bộ phận.

Công suất 80–90%

Tăng cường nhân sự tại:

• Front Office.
• Housekeeping.
• F&B.
• Guest Service.

Công suất trên 90%

Có thể cần:

• Nhân sự thời vụ.
• Part-time.
• Outsourcing.
• Tăng ca có kiểm soát.
• Điều chuyển nhân sự giữa các bộ phận.

Mục tiêu là nhân sự biến động theo nhu cầu kinh doanh, thay vì cố định theo số phòng.

Ứng dụng phần mềm để tối ưu định biên nhân sự khách sạn

Việc tính định biên bằng Excel vẫn phù hợp với khách sạn nhỏ. Tuy nhiên, khi khách sạn có hàng trăm nhân viên, nhiều ca làm việc và dữ liệu biến động liên tục, việc quản lý thủ công sẽ trở nên khó khăn.

Một hệ thống HRM chuyên cho khách sạn có thể hỗ trợ:

• Quản lý hồ sơ nhân viên.
• Quản lý phòng ban/chức danh.
• Quản lý ca làm việc.
• Chấm công.
• Tính công.
• Theo dõi ngày phép.
• Theo dõi tăng ca.
• Quản lý năng suất.
• Xây dựng định biên theo bộ phận.
• So sánh định biên và nhân sự thực tế.
• Cảnh báo thiếu/thừa nhân sự.
• Báo cáo chi phí nhân sự.
• Phân tích năng suất theo bộ phận.
• Hỗ trợ lập kế hoạch nhân sự theo công suất phòng.

Đặc biệt, khi HRM được kết nối với PMS, khách sạn có thể khai thác dữ liệu công suất phòng và tình trạng vận hành để hỗ trợ lập kế hoạch nhân sự sát với nhu cầu thực tế hơn.

Công thức tổng quát để tính định biên nhân sự khách sạn

Có thể xây dựng mô hình tổng quát:

Định biên nhân sự = Nhu cầu lao động thực tế × Hệ số bù × Hệ số điều chỉnh

Trong đó:

Nhu cầu lao động thực tế được xác định dựa trên:

• Số phòng.
• Công suất.
• Khối lượng công việc.
• Thời gian thực hiện.
• Số khách.
• Số lượng dịch vụ.
• Số ca hoạt động.

Hệ số bù dùng để tính:

• Ngày nghỉ.
• Nghỉ phép.
• Nghỉ ốm.
• Nghỉ lễ.
• Đào tạo.

Hệ số điều chỉnh có thể xem xét:

• Mùa cao điểm.
• Mùa thấp điểm.
• Sự kiện.
• Khách đoàn.
• Tiêu chuẩn dịch vụ.
• Tình trạng nhân sự thực tế.

KPI cần theo dõi sau khi xây dựng định biên

Định biên không nên chỉ được xây dựng một lần rồi giữ nguyên.

Ban quản lý khách sạn nên theo dõi thường xuyên:

Tỷ lệ nhân sự/phòng

Tổng FTE / Tổng số phòng

Nhân sự/phòng có khách

Tổng FTE / Số phòng có khách

Giờ lao động/phòng có khách

Tổng giờ lao động / Số phòng có khách

Chỉ số HPOR được sử dụng trong quản trị khách sạn để đánh giá lượng giờ lao động trên mỗi phòng có khách.

Chi phí nhân sự/phòng có khách

Tổng chi phí nhân sự / Số phòng có khách

Doanh thu trên mỗi nhân viên

Tổng doanh thu / Tổng số nhân viên

Tỷ lệ tăng ca

Giờ tăng ca / Tổng giờ làm việc

Tỷ lệ nghỉ việc

Số nhân viên nghỉ việc / Nhân sự bình quân

Những KPI này giúp ban điều hành biết được định biên hiện tại đang thiếu, thừa hay phù hợp.

Kết luận

Định biên nhân sự khách sạn là nền tảng quan trọng của hoạt động hoạch định và quản trị nguồn nhân lực. Một định biên tốt không đơn giản là xác định “khách sạn cần bao nhiêu người”, mà phải trả lời được ba câu hỏi:

1. Cần bao nhiêu nhân sự?
2. Cần nhân sự ở bộ phận nào và vào thời điểm nào?
3. Làm thế nào để sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả nhất?

Do đó, khách sạn nên kết hợp nhiều phương pháp: tỷ lệ nhân sự/phòng, công suất phòng, định mức lao động, khối lượng công việc, thời gian thực hiện và hệ số bù nhân sự.

Quan trọng hơn, định biên cần được cập nhật theo dữ liệu thực tế thay vì áp dụng một con số cố định cho cả năm. Khi kết hợp PMS + HRM + chấm công + dữ liệu công suất phòng + báo cáo năng suất, ban quản lý có thể chuyển từ quản trị nhân sự theo kinh nghiệm sang quản trị nhân sự dựa trên dữ liệu.

Câu hỏi thường gặp về định biên nhân sự khách sạn

1. Định biên nhân sự khách sạn có phải là số lượng nhân viên tối đa không?

Không. Định biên là số lượng và cơ cấu nhân sự cần thiết để đáp ứng nhu cầu vận hành theo điều kiện cụ thể. Khách sạn có thể điều chỉnh định biên theo công suất, mùa vụ và khối lượng công việc.

2. Khách sạn 100 phòng cần bao nhiêu nhân viên?

Không có một con số cố định. Cần căn cứ vào phân khúc, công suất, số lượng dịch vụ, tiêu chuẩn phục vụ và mô hình vận hành. Có thể sử dụng tỷ lệ nhân sự/phòng làm điểm bắt đầu, sau đó tính chi tiết cho từng bộ phận.

3. Định biên nhân sự Housekeeping tính như thế nào?

Có thể tính:

Nhân sự Housekeeping = Số phòng cần làm / Định mức phòng mỗi nhân viên

Sau đó cộng nhân sự giám sát và hệ số bù nghỉ.

4. Có nên áp dụng một tỷ lệ nhân sự/phòng cho toàn khách sạn?

Không nên. Tỷ lệ nhân sự/phòng chỉ là benchmark tổng quan. Định biên chính xác hơn cần được tính theo từng bộ phận và khối lượng công việc.

5. Khi công suất phòng tăng thì có cần tăng toàn bộ nhân sự không?

Không nhất thiết. Một số bộ phận như Housekeeping, Front Office và F&B có thể tăng nhân sự nhanh hơn các bộ phận Back Office. Vì vậy cần xây dựng định biên động theo công suất và workload.

6. Phần mềm HRM có hỗ trợ định biên nhân sự khách sạn không?

Có. Một hệ thống phần mềm HRM chuyên ngành có thể giúp quản lý cơ cấu nhân sự, ca làm việc, chấm công, ngày phép, tăng ca, năng suất và báo cáo nhân sự. Khi kết hợp với PMS, dữ liệu công suất và tình trạng phòng có thể được sử dụng để hỗ trợ lập kế hoạch nhân sự sát thực tế hơn.

7. Định biên nhân sự nên được rà soát bao lâu một lần?

Nên rà soát định kỳ theo tháng hoặc quý, đồng thời điều chỉnh ngay khi có thay đổi lớn về công suất phòng, mô hình dịch vụ, số lượng phòng, cơ cấu khách hoặc kế hoạch kinh doanh.