Phần mềm quản lý nhân sự khách sạn 4 - 5 sao | Newway HRM

Vì sao khách sạn 4 - 5 sao nên sử dụng Newway HRM? Khám phá giải pháp quản lý nhân sự, chấm công, ca làm, phép, báo cáo và quản trị nhân sự tập trung.

Khách sạn 4 - 5 sao nên lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự Newway HRM, vì sao?

Trong mô hình khách sạn 4 - 5 sao, chất lượng dịch vụ phụ thuộc rất lớn vào chất lượng và khả năng vận hành của đội ngũ nhân sự. Một khách sạn có thể sở hữu cơ sở vật chất hiện đại, hệ thống phòng cao cấp và nhiều tiện ích, nhưng nếu không quản lý tốt nhân sự thì vẫn khó duy trì trải nghiệm dịch vụ nhất quán.

Đặc thù của ngành khách sạn là số lượng nhân sự lớn, nhiều bộ phận, nhiều vị trí công việc và thường xuyên vận hành theo ca. Từ lễ tân, buồng phòng, nhà hàng, bếp, kỹ thuật, an ninh đến kinh doanh và các bộ phận hỗ trợ, mỗi nhóm nhân sự đều có quy trình làm việc khác nhau.

Trong bối cảnh đó, sử dụng Excel hoặc nhiều công cụ rời rạc để quản lý hồ sơ, chấm công, ca làm việc, nghỉ phép và báo cáo nhân sự ngày càng bộc lộ nhiều hạn chế.

Newway HRM được định hướng như một giải pháp quản trị nhân sự giúp doanh nghiệp tập trung dữ liệu, chuẩn hóa quy trình và nâng cao hiệu quả quản lý nguồn nhân lực. Vậy vì sao khách sạn 4 - 5 sao nên cân nhắc lựa chọn Newway HRM?

Vì sao khách sạn 4 - 5 sao cần phần mềm quản lý nhân sự chuyên biệt?

Đặc thù nhân sự phức tạp của khách sạn

Khác với nhiều doanh nghiệp hoạt động theo giờ hành chính, khách sạn thường vận hành liên tục, thậm chí 24/7. Nhân viên có thể làm việc theo ca sáng, ca chiều, ca đêm, ca gãy hoặc thay đổi lịch làm việc theo nhu cầu vận hành.

Bên cạnh đó, khách sạn 4 - 5 sao thường có nhiều phòng ban:

Front Office – Lễ tân.
Housekeeping – Buồng phòng.
F&B – Nhà hàng, bar.
Kitchen – Bếp.
Engineering – Kỹ thuật.
Sales & Marketing.
Finance – Kế toán.
Human Resources – Nhân sự.
Security – An ninh.
Spa, Gym và các bộ phận dịch vụ khác.

Khi số lượng nhân sự tăng lên, việc quản lý thủ công sẽ khiến bộ phận HR mất nhiều thời gian tổng hợp dữ liệu, trong khi ban lãnh đạo lại khó có được thông tin tức thời để ra quyết định.

Quản lý nhân sự bằng Excel có còn phù hợp?

Excel vẫn có thể đáp ứng những nhu cầu quản lý đơn giản. Tuy nhiên, khi khách sạn phát triển về quy mô, dữ liệu nhân sự ngày càng lớn và nghiệp vụ ngày càng phức tạp, những hạn chế bắt đầu xuất hiện.

Một số vấn đề phổ biến gồm:

Dữ liệu nhân viên nằm ở nhiều file khác nhau.
Khó kiểm soát phiên bản dữ liệu.
Dễ xảy ra sai sót khi nhập hoặc tổng hợp công.
Khó quản lý lịch làm việc của nhiều bộ phận.
Mất nhiều thời gian tổng hợp dữ liệu chấm công.
Khó theo dõi tình trạng nghỉ phép, tăng ca.
Báo cáo nhân sự phải thực hiện thủ công.
Ban lãnh đạo không có dữ liệu quản trị tập trung.

Vì vậy, thay vì chỉ “quản lý hồ sơ nhân viên”, khách sạn cần một hệ thống có khả năng hỗ trợ quản trị nguồn nhân lực dựa trên dữ liệu.

Newway HRM là gì? Vì sao phù hợp với khách sạn?

Newway HRM là giải pháp quản lý nhân sự được phát triển nhằm hỗ trợ doanh nghiệp số hóa và tập trung các nghiệp vụ quản trị nguồn nhân lực.

Đối với khách sạn, giá trị của một hệ thống HRM không chỉ nằm ở việc lưu trữ hồ sơ nhân viên mà còn phải đáp ứng được đặc thù vận hành nhiều phòng ban, nhiều ca làm việc và số lượng nhân sự lớn.

Newway HRM có thể được định hướng triển khai theo nhu cầu quản trị của từng doanh nghiệp, từ quản lý thông tin nhân sự đến chấm công, ca làm việc, nghỉ phép, dữ liệu phục vụ tính lương và hệ thống báo cáo quản trị.

Điểm quan trọng là hệ thống cần được đặt trong tổng thể hệ sinh thái công nghệ của khách sạn, thay vì hoạt động như một phần mềm độc lập hoàn toàn.

9 lý do khách sạn 4 - 5 sao nên lựa chọn Newway HRM

1. Quản lý tập trung toàn bộ dữ liệu nhân sự

Một trong những lợi ích quan trọng nhất của phần mềm HRM là xây dựng cơ sở dữ liệu nhân sự tập trung.

Thay vì lưu trữ thông tin trên nhiều file Excel hoặc các hệ thống khác nhau, doanh nghiệp có thể quản lý thông tin nhân viên trên một nền tảng thống nhất.

Các nhóm thông tin có thể được quản lý bao gồm:

Hồ sơ nhân viên.
Phòng ban.
Chức danh.
Thông tin công việc.
Hợp đồng.
Quá trình công tác.
Thông tin liên quan đến quá trình làm việc.

Dữ liệu tập trung giúp bộ phận HR dễ dàng tra cứu, cập nhật và kiểm soát thông tin.

2. Quản lý ca làm việc phù hợp với đặc thù khách sạn

Quản lý ca là một trong những nghiệp vụ quan trọng đối với khách sạn 4 - 5 sao.

Nhân viên lễ tân có thể làm ca sáng, chiều hoặc đêm. Bộ phận Housekeeping lại có cách bố trí nhân sự khác với F&B, Engineering hay Security.

Nếu quản lý lịch làm việc bằng bảng tính thủ công, việc thay đổi ca hoặc tổng hợp dữ liệu có thể mất nhiều thời gian.

Phần mềm HRM giúp doanh nghiệp số hóa quy trình quản lý ca, từ đó hỗ trợ bộ phận quản lý theo dõi lịch làm việc và dữ liệu nhân sự hiệu quả hơn.

3. Kiểm soát chấm công chính xác hơn

Dữ liệu chấm công là cơ sở quan trọng để xác định ngày công, giờ làm việc, tăng ca và phục vụ tính lương.

Đối với khách sạn có hàng trăm nhân viên, việc nhập dữ liệu thủ công có thể tạo ra nhiều rủi ro.

Một hệ thống HRM giúp tập trung dữ liệu chấm công, giảm phụ thuộc vào thao tác thủ công và hỗ trợ bộ phận nhân sự kiểm tra dữ liệu trước khi chuyển sang các bước xử lý tiếp theo.

Đặc biệt, doanh nghiệp có thể xem xét khả năng kết nối HRM với hệ thống hoặc thiết bị chấm công đang sử dụng để tạo thành quy trình quản lý khép kín.

4. Quản lý nghỉ phép, ngày công và tăng ca

Nhân sự khách sạn thường có lịch làm việc linh hoạt nên việc theo dõi nghỉ phép, đổi ca, đi làm thêm hoặc tăng ca cần được kiểm soát chặt chẽ.

Nếu những dữ liệu này được quản lý trên nhiều bảng tính khác nhau, bộ phận HR sẽ mất nhiều thời gian đối chiếu.

Với hệ thống HRM, các thông tin về ngày công, nghỉ phép và tăng ca có thể được tập trung để hỗ trợ công tác quản lý và tổng hợp dữ liệu.

Điều này đặc biệt hữu ích trong giai đoạn cao điểm khi khách sạn phải tăng cường nhân sự để đáp ứng nhu cầu phục vụ khách.

5. Hỗ trợ dữ liệu phục vụ tính lương và kiểm soát chi phí nhân sự

Chi phí nhân sự thường là một trong những khoản chi phí đáng kể của khách sạn.

Một quy trình quản lý hiệu quả cần liên kết được các dữ liệu:

Lịch làm việc → Chấm công → Nghỉ phép → Tăng ca → Ngày công → Dữ liệu tính lương

Khi dữ liệu được chuẩn hóa và tập trung, bộ phận nhân sự có cơ sở tốt hơn để kiểm tra trước khi thực hiện tính lương.

Đối với ban lãnh đạo, dữ liệu này cũng giúp đánh giá chi phí nhân sự theo phòng ban và từng giai đoạn vận hành.

6. Quản lý nhân sự theo phòng ban và vị trí

Một khách sạn 4 - 5 sao có thể có hàng chục phòng ban và hàng trăm vị trí công việc khác nhau.

Do đó, việc quản lý nhân sự theo cơ cấu tổ chức là rất quan trọng.

Newway HRM có thể được tổ chức theo các tiêu chí như:

Đơn vị.
Phòng ban.
Bộ phận.
Chức danh.
Vị trí.
Nhân viên.

Cách tổ chức này giúp doanh nghiệp dễ dàng xác định nguồn lực hiện có và hỗ trợ nhà quản lý trong việc phân bổ nhân sự.

7. Báo cáo và dashboard hỗ trợ Ban Giám đốc

Một phần mềm HRM hiện đại không chỉ phục vụ bộ phận nhân sự mà còn phải cung cấp dữ liệu cho cấp quản lý.

Ban Giám đốc khách sạn có thể quan tâm đến các chỉ số như:

Tổng số nhân sự.
Cơ cấu nhân sự theo phòng ban.
Tình hình tăng giảm nhân sự.
Tỷ lệ nghỉ việc.
Ngày công.
Tình hình tăng ca.
Chi phí nhân sự.
Năng suất lao động.

Khi dữ liệu được số hóa, doanh nghiệp có thể giảm thời gian tổng hợp báo cáo và chuyển từ cách quản lý dựa trên kinh nghiệm sang quản trị dựa trên dữ liệu.

8. Khả năng kết nối với hệ sinh thái phần mềm của khách sạn

Một trong những yêu cầu quan trọng của khách sạn 4 - 5 sao khi lựa chọn phần mềm là khả năng tích hợp.

HRM không nên trở thành một “ốc đảo dữ liệu” tách biệt với hệ thống công nghệ hiện có.

Trong hệ sinh thái Newway, doanh nghiệp có thể định hướng kết nối dữ liệu giữa các giải pháp phù hợp với nhu cầu vận hành, chẳng hạn như Newway PMS và Newway HRM, đồng thời xem xét tích hợp với máy chấm công, hệ thống kế toán hoặc các phần mềm khác.

Việc tích hợp giúp giảm nhập liệu trùng lặp và tạo nền tảng dữ liệu thống nhất cho quá trình chuyển đổi số.

9. Có khả năng mở rộng khi khách sạn phát triển

Nhu cầu quản trị nhân sự sẽ thay đổi khi doanh nghiệp mở rộng.

Một khách sạn độc lập có thể phát triển thành chuỗi, mở thêm cơ sở hoặc mở rộng các dịch vụ như nhà hàng, spa, golf, fitness...

Khi đó, phần mềm HRM cần có khả năng mở rộng theo quy mô tổ chức.

Đây là lý do doanh nghiệp nên đánh giá phần mềm không chỉ dựa trên nhu cầu hiện tại mà còn phải xem xét khả năng đáp ứng trong 3 - 5 năm tiếp theo.

Newway HRM mang lại giá trị gì cho từng bộ phận trong khách sạn?

Đối với Ban Giám đốc

Ban Giám đốc có thể tiếp cận dữ liệu nhân sự tập trung để:

Theo dõi quy mô nhân sự.
Kiểm soát chi phí.
Đánh giá biến động nhân sự.
Theo dõi các chỉ số quản trị.
Hỗ trợ ra quyết định.

Đối với bộ phận Nhân sự

HR có thể giảm các công việc thủ công liên quan đến:

Quản lý hồ sơ.
Tổng hợp chấm công.
Theo dõi ca.
Quản lý nghỉ phép.
Tổng hợp báo cáo.

Qua đó, HR có thêm thời gian tập trung vào những hoạt động mang tính chiến lược như tuyển dụng, đào tạo, phát triển nhân viên và xây dựng văn hóa doanh nghiệp.

Đối với Trưởng bộ phận

Các trưởng bộ phận cần biết mình đang có bao nhiêu nhân sự, nhân sự nào đang làm việc, lịch làm việc ra sao và tình trạng ngày công như thế nào.

Việc số hóa dữ liệu giúp các cấp quản lý có cơ sở tốt hơn để tổ chức nguồn lực.

Đối với nhân viên

Khi các quy trình nhân sự được số hóa, nhân viên có thể tiếp cận thông tin liên quan đến công việc và quyền lợi của mình thuận tiện hơn, tùy theo phạm vi chức năng được doanh nghiệp triển khai.

Newway HRM khác gì so với phần mềm HRM thông thường?

Không phải mọi phần mềm HRM đều được thiết kế với cùng một mục tiêu.

Phần mềm HRM phổ thông có thể đáp ứng tốt những nhu cầu cơ bản của doanh nghiệp như quản lý hồ sơ, chấm công và tính lương. Tuy nhiên, với khách sạn 4 - 5 sao, doanh nghiệp còn cần quan tâm đến:

Mô hình nhiều phòng ban.
Nhân sự làm việc 24/7.
Nhiều loại ca.
Tăng ca.
Tỷ lệ biến động nhân sự.
Quy mô nhân sự lớn.
Nhu cầu báo cáo quản trị.
Khả năng tích hợp với hệ sinh thái công nghệ khách sạn.

Vì vậy, khi lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự khách sạn, doanh nghiệp nên đánh giá cả mức độ phù hợp với quy trình vận hành, chứ không chỉ dựa vào số lượng tính năng.

Khi nào khách sạn nên triển khai Newway HRM?

Khách sạn nên cân nhắc triển khai phần mềm HRM khi xuất hiện một hoặc nhiều dấu hiệu sau:

Khách sạn đang quản lý nhân sự bằng Excel

Nếu HR phải sử dụng nhiều file Excel để quản lý hồ sơ, công, phép và báo cáo, đây là dấu hiệu doanh nghiệp nên xem xét số hóa.

Số lượng nhân sự ngày càng tăng

Khi số lượng nhân viên tăng, phương pháp quản lý thủ công sẽ nhanh chóng trở nên khó kiểm soát.

Khách sạn có nhiều ca và nhiều bộ phận

Đây là đặc thù khiến việc quản lý bằng bảng tính trở nên phức tạp.

HR mất nhiều thời gian tổng hợp dữ liệu

Nếu mỗi kỳ chấm công hoặc tính lương đều cần nhiều ngày để kiểm tra và đối chiếu dữ liệu, phần mềm HRM có thể giúp cải thiện đáng kể quy trình.

Ban Giám đốc cần báo cáo nhân sự tức thời

Khi dữ liệu nhân sự trở thành một phần của hoạt động quản trị, doanh nghiệp cần một hệ thống cung cấp thông tin nhanh chóng và có cấu trúc.

Quy trình triển khai Newway HRM cho khách sạn 4 - 5 sao

Để phần mềm phát huy hiệu quả, doanh nghiệp không nên chỉ quan tâm đến việc “cài phần mềm”, mà cần chú trọng đến quá trình triển khai.

Bước 1: Khảo sát quy trình nhân sự

Đơn vị triển khai cần tìm hiểu cách khách sạn đang quản lý:

Hồ sơ.
Ca làm.
Chấm công.
Nghỉ phép.
Tăng ca.
Tính lương.
Báo cáo.

Bước 2: Chuẩn hóa dữ liệu

Dữ liệu hiện tại cần được rà soát, làm sạch và chuẩn hóa trước khi đưa vào hệ thống.

Bước 3: Thiết lập hệ thống

Cấu hình cơ cấu tổ chức, phòng ban, chức danh, ca làm việc và các quy trình phù hợp.

Bước 4: Tích hợp

Tùy nhu cầu, doanh nghiệp có thể xem xét tích hợp với các hệ thống và thiết bị hiện có.

Bước 5: Đào tạo người sử dụng

Đào tạo HR, trưởng bộ phận và các nhóm người dùng liên quan giúp quá trình chuyển đổi diễn ra thuận lợi hơn.

Bước 6: Vận hành và hỗ trợ

Sau khi đưa vào sử dụng, hệ thống cần được theo dõi, đánh giá và tối ưu theo thực tế vận hành.

Chi phí triển khai phần mềm HRM cho khách sạn 4 - 5 sao phụ thuộc vào những yếu tố nào?

Không nên đánh giá chi phí phần mềm HRM chỉ dựa trên một mức giá cố định.

Chi phí triển khai thường phụ thuộc vào nhiều yếu tố như:

Số lượng nhân sự.
Số lượng cơ sở.
Các module sử dụng.
Số lượng người dùng.
Nhu cầu tích hợp.
Mức độ tùy chỉnh.
Hình thức triển khai.
Yêu cầu đào tạo và hỗ trợ.

Đối với khách sạn 4 - 5 sao, việc khảo sát quy trình trước khi báo giá sẽ giúp doanh nghiệp xác định đúng phạm vi triển khai và tránh phát sinh không cần thiết trong quá trình sử dụng.

Câu hỏi thường gặp về Newway HRM cho khách sạn 4 - 5 sao

Newway HRM có phù hợp với khách sạn 4 - 5 sao không?

Có. Newway HRM được định hướng phục vụ nhu cầu quản trị nhân sự của doanh nghiệp, trong đó mô hình khách sạn có đặc thù về nhiều phòng ban, nhiều ca làm việc và số lượng nhân sự lớn. Khi triển khai thực tế, cấu hình hệ thống cần được khảo sát theo quy mô và quy trình của từng khách sạn.

Newway HRM có quản lý chấm công và ca làm việc cho nhân viên khách sạn không?

Quản lý chấm công và ca làm việc là những nghiệp vụ quan trọng trong quản trị nhân sự khách sạn. Khi triển khai, doanh nghiệp cần xác định cụ thể mô hình ca, thiết bị chấm công và quy trình hiện tại để cấu hình hệ thống phù hợp.

Newway HRM có thể tích hợp với PMS hoặc hệ thống khác của khách sạn không?

Khả năng tích hợp là một trong những yếu tố cần được đánh giá khi triển khai. Với hệ sinh thái Newway, doanh nghiệp có thể xem xét kết nối Newway HRM với các giải pháp khác theo nhu cầu và phạm vi kỹ thuật của từng dự án.

Newway HRM có thể tùy chỉnh theo quy trình riêng của khách sạn không?

Mỗi khách sạn có thể có cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự và quy trình vận hành khác nhau. Vì vậy, trước khi triển khai cần khảo sát nghiệp vụ để xác định những nội dung có thể cấu hình và những yêu cầu cần tùy chỉnh.

Chi phí triển khai Newway HRM cho khách sạn 4 - 5 sao là bao nhiêu?

Chi phí phụ thuộc vào quy mô nhân sự, số lượng cơ sở, module sử dụng, nhu cầu tích hợp, mức độ tùy chỉnh và hình thức triển khai. Do đó, khách sạn nên thực hiện khảo sát trước để nhận được cấu hình và báo giá phù hợp.

Kết luận: Vì sao khách sạn 4 - 5 sao nên lựa chọn Newway HRM?

Đối với khách sạn 4 - 5 sao, quản trị nhân sự không đơn thuần là lưu trữ hồ sơ nhân viên. Đó là bài toán tổng thể liên quan đến con người, ca làm việc, chấm công, ngày công, chi phí nhân sự và dữ liệu quản trị.

Một hệ thống HRM phù hợp có thể giúp khách sạn:

Quản lý tập trung → Chuẩn hóa quy trình → Giảm thao tác thủ công → Kiểm soát dữ liệu → Nâng cao hiệu quả quản trị.

Với định hướng phục vụ doanh nghiệp và khả năng kết nối trong hệ sinh thái giải pháp Newway, Newway HRM là một lựa chọn đáng cân nhắc đối với các khách sạn 4 - 5 sao đang tìm kiếm giải pháp số hóa quản trị nhân sự.

Nếu khách sạn của bạn đang quản lý nhân sự bằng Excel, nhiều phần mềm rời rạc hoặc gặp khó khăn trong việc kiểm soát ca làm, chấm công và báo cáo, hãy thực hiện khảo sát quy trình hiện tại trước khi lựa chọn giải pháp.

Newway Solution có thể tư vấn và xây dựng phương án Newway HRM phù hợp với quy mô, cơ cấu tổ chức và đặc thù vận hành của từng khách sạn.

Tìm kiếm

Bài viết mới