Phần mềm quản lý du thuyền nghỉ đêm | Giải pháp quản trị toàn diện

Phần mềm quản lý du thuyền nghỉ đêm là gì?

Du thuyền nghỉ đêm là một mô hình kinh doanh lưu trú đặc thù, kết hợp giữa khách sạn, vận tải du lịch, nhà hàng, giải trí và tổ chức tour trên cùng một phương tiện.

Nếu khách sạn quản lý phòng, du thuyền cần quản lý cabin. Nếu khách sạn có ngày check-in và check-out, du thuyền còn phải gắn booking với ngày khởi hành, hành trình, cảng đón khách và lịch trình cụ thể.

Ngoài tiền cabin, doanh thu của du thuyền còn có thể đến từ nhà hàng, đồ uống, spa, massage, tour tham quan, kayak, dịch vụ đưa đón, minibar, giặt là, nâng hạng cabin và nhiều dịch vụ bổ sung khác.

Chính vì vậy, việc sử dụng một phần mềm PMS khách sạn thông thường đôi khi chưa đủ để đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ.

Phần mềm quản lý du thuyền nghỉ đêm là hệ thống được xây dựng nhằm số hóa và tập trung toàn bộ quy trình từ tiếp nhận booking, quản lý cabin, khách lưu trú, lịch trình, dịch vụ, nhà hàng, thanh toán đến báo cáo doanh thu và phân tích hiệu quả kinh doanh.

Thay vì sử dụng Excel hoặc nhiều phần mềm rời rạc, doanh nghiệp có thể quản lý hoạt động của một hoặc nhiều du thuyền trên cùng một nền tảng.

Vì sao quản lý du thuyền nghỉ đêm phức tạp hơn khách sạn thông thường?

Booking không chỉ gắn với cabin mà còn gắn với chuyến đi

Một cabin có thể thuộc cùng một du thuyền nhưng được bán theo nhiều chương trình:

• Hành trình 2 ngày 1 đêm.

• Hành trình 3 ngày 2 đêm.

• Charter nguyên tàu.

• Tour riêng dành cho đoàn.

• Chương trình MICE.

• Honeymoon package.

• Family package.

• Combo xe đưa đón + cabin + ăn uống + tham quan.

Do đó hệ thống cần quản lý đồng thời:

Booking → Departure → Itinerary → Cruise → Cabin → Guest → Package.

Đây là một trong những điểm khác biệt quan trọng giữa PMS dành cho khách sạn và hệ thống quản lý du thuyền.

Quản lý cabin theo ngày khởi hành

Khả năng bán cabin không đơn thuần dựa trên việc cabin đang trống.

Hệ thống phải xác định cabin đó có khả dụng đối với chuyến khởi hành cụ thể hay không.

Ví dụ, du thuyền có 30 cabin nhưng một số cabin đang bảo trì hoặc đã được giữ cho đoàn charter. Số cabin thực tế có thể bán cho chuyến ngày 15/10 chỉ còn 24 cabin.

Phần mềm phải phản ánh chính xác inventory này để bộ phận Reservation và Sales không bán vượt công suất.

Khách sử dụng nhiều dịch vụ trong suốt hành trình

Một booking du thuyền có thể phát sinh:

• Cabin.

• Nhà hàng.

• Bar.

• Minibar.

• Spa.

• Massage.

• Kayak.

• Đồ uống.

• Tour tham quan.

• Xe đưa đón.

• Dịch vụ riêng.

• Phụ thu trẻ em.

• Phụ thu lễ, Tết.

• Nâng hạng cabin.

Tất cả giao dịch cần được tập hợp về đúng Guest Folio/Booking Folio để phục vụ kiểm tra và quyết toán khi kết thúc hành trình.

Quản lý khách theo yêu cầu vận hành và an toàn

Thông tin khách trên du thuyền có ý nghĩa đặc biệt quan trọng.

Ngoài thông tin cơ bản, doanh nghiệp có thể cần quản lý:

• Họ tên.

• Ngày sinh.

• Giới tính.

• Quốc tịch.

• CCCD/Hộ chiếu.

• Trẻ em/người lớn.

• Thông tin liên hệ.

• Người liên hệ khẩn cấp.

• Yêu cầu ăn uống đặc biệt.

• Dị ứng thực phẩm.

• Yêu cầu dịch vụ.

• Cabin lưu trú.

Từ dữ liệu này, hệ thống có thể hình thành Guest Manifest cho từng chuyến.

Các chức năng quan trọng của phần mềm quản lý du thuyền nghỉ đêm

Quản lý Reservation và Booking

Đây là trung tâm của toàn bộ hệ thống.

Nhân viên Reservation có thể tạo và quản lý booking từ nhiều nguồn:

• Khách lẻ.

• Website.

• Đại lý du lịch.

• Công ty lữ hành.

• OTA.

• Corporate.

• Sales.

• Walk-in.

• Booking đoàn.

• Charter.

Mỗi booking có thể quản lý thông tin khách hàng, hành trình, ngày khởi hành, loại cabin, số lượng cabin, số khách, giá bán, package, dịch vụ đi kèm và chính sách thanh toán.

Quản lý cabin trực quan

Hệ thống cần cung cấp màn hình Cabin Plan hoặc Cruise Plan giúp nhân viên dễ dàng quan sát tình trạng cabin.

Trạng thái có thể bao gồm:

• Available.

• Reserved.

• Confirmed.

• Checked-in.

• Occupied.

• Checked-out.

• Out of Order.

• Out of Service.

• Maintenance.

Người dùng có thể nhanh chóng xác định cabin nào còn khả dụng cho từng chuyến.

Quản lý hành trình – Itinerary Management

Đây là chức năng rất quan trọng đối với phần mềm quản lý du thuyền.

Doanh nghiệp có thể xây dựng các hành trình tiêu chuẩn như:

Hành trình 2 ngày 1 đêm

Hà Nội → Cảng → Check-in → Ăn trưa → Tham quan → Sunset Party → Ăn tối → Nghỉ đêm → Ăn sáng → Tham quan → Check-out.

Hành trình 3 ngày 2 đêm

Có thể bổ sung nhiều điểm tham quan, hoạt động và chương trình trải nghiệm.

Hệ thống giúp xác định rõ:

• Ngày khởi hành.

• Thời gian.

• Điểm đến.

• Hoạt động.

• Dịch vụ.

• Meal Plan.

• Tour.

• Thời gian quay lại tàu.

Qua đó các bộ phận vận hành có thể phối hợp chính xác theo lịch trình.

Quản lý khách lưu trú và Guest Manifest

Trước giờ khởi hành, bộ phận vận hành cần có danh sách chính xác toàn bộ hành khách.

Phần mềm có thể tự động tổng hợp Guest Manifest từ các booking đã xác nhận.

Danh sách có thể phân loại theo:

• Người lớn.

• Trẻ em.

• Quốc tịch.

• Cabin.

• Booking.

• Đoàn.

• Đại lý.

• Hành trình.

Việc số hóa Guest Manifest giúp giảm đáng kể thời gian tổng hợp thủ công bằng Excel.

Quản lý Check-in và Check-out

Quy trình check-in du thuyền có thể được thiết kế tương tự khách sạn nhưng bổ sung các bước đặc thù.

Trước khi khách đến

Nhân viên kiểm tra:

Booking → Thanh toán → Guest List → Cabin Assignment → Dịch vụ → Special Request.

Khi khách đến

Hệ thống hỗ trợ:

• Xác nhận booking.

• Quét CCCD/Hộ chiếu.

• Cập nhật thông tin khách.

• Xác nhận cabin.

• Ghi nhận yêu cầu đặc biệt.

• Check-in khách.

Khi kết thúc hành trình

Nhân viên kiểm tra toàn bộ chi phí:

Cabin + Restaurant + Bar + Minibar + Spa + Tour + Extra Service.

Sau khi khách hoàn thành thanh toán, hệ thống thực hiện check-out và đóng folio.

Quản lý nhà hàng và F&B trên du thuyền

Nhà hàng thường là một trong những bộ phận vận hành quan trọng nhất trên du thuyền nghỉ đêm.

Hệ thống POS có thể tích hợp với PMS để quản lý:

• Nhà hàng.

• Bar.

• Lounge.

• Room Service.

• Minibar.

• Set Menu.

• À la carte.

• Buffet.

• Đồ uống.

Khách có thể thanh toán trực tiếp hoặc Post to Cabin.

Khi Post to Cabin, doanh thu từ POS được chuyển về folio tương ứng của khách trên PMS.

Quản lý Meal Plan

Các booking du thuyền thường bao gồm nhiều bữa ăn.

Ví dụ:

2 ngày 1 đêm: Lunch + Dinner + Breakfast + Brunch.

Phần mềm cần xác định chính xác số suất ăn theo:

• Chuyến.

• Ngày.

• Bữa.

• Người lớn.

• Trẻ em.

• Vegetarian.

• Vegan.

• Allergy.

• Special Meal.

Nhờ đó bộ phận bếp có thể chủ động chuẩn bị nguyên liệu và số lượng suất ăn.

Quản lý đại lý và công ty lữ hành

Du thuyền thường có tỷ trọng booking lớn đến từ Travel Agent và Tour Operator.

Phần mềm cần quản lý hồ sơ từng đối tác, bao gồm:

• Thông tin đại lý.

• Hợp đồng.

• Thị trường.

• Rate Code.

• Commission.

• Credit Limit.

• Công nợ.

• Booking.

• Doanh thu.

Doanh nghiệp có thể thiết lập bảng giá riêng cho từng đại lý.

Ví dụ:

Public Rate → Contract Rate → Agent Rate → Group Rate → Promotion Rate.

Điều này giúp bộ phận Sales kiểm soát chính sách giá chặt chẽ hơn.

Quản lý booking đoàn và Charter

Một đoàn có thể đặt nhiều cabin hoặc thuê nguyên du thuyền.

Hệ thống cần hỗ trợ:

• Group Booking.

• Block Cabin.

• Rooming List.

• Master Folio.

• Group Rate.

• Deposit.

• Group Service.

• Group Payment.

Đặc biệt với Charter, hệ thống có thể khóa toàn bộ inventory của du thuyền trong khoảng thời gian tương ứng để tránh nhận thêm booking.

Quản lý giá bán linh hoạt

Phần mềm quản lý du thuyền nên hỗ trợ hệ thống Rate Code tương tự PMS khách sạn.

Ví dụ:

• BAR.

• Agent Rate.

• Corporate Rate.

• Group Rate.

• Charter Rate.

• Early Bird.

• Last Minute.

• Weekend Rate.

• Holiday Rate.

Giá có thể thay đổi theo ngày khởi hành, mùa, loại cabin, số lượng khách và chính sách bán hàng.

Quản lý dịch vụ bổ sung

Ngoài cabin, doanh nghiệp có thể xây dựng danh mục dịch vụ như:

• Spa.

• Massage.

• Kayak.

• Đồ uống.

• Tour.

• Vé tham quan.

• Xe đưa đón.

• Giặt là.

• Minibar.

• Nâng hạng cabin.

• Birthday Setup.

• Honeymoon Setup.

Các dịch vụ có thể được đặt trước hoặc phát sinh trong hành trình.

Quản lý xe đưa đón khách

Nhiều du thuyền cung cấp shuttle bus giữa Hà Nội và cảng.

Hệ thống có thể quản lý:

Booking → Pickup Location → Pickup Time → Vehicle → Driver → Passenger List.

Nhờ đó bộ phận điều hành có thể tạo danh sách khách theo từng xe và giảm sai sót khi đón khách.

Quản lý Housekeeping cabin

Tương tự khách sạn, cabin cũng cần được quản lý tình trạng vệ sinh.

Các trạng thái có thể bao gồm:

• Clean.

• Dirty.

• Inspected.

• Out of Order.

• Out of Service.

Khi khách check-out, cabin tự động chuyển trạng thái cần vệ sinh.

Housekeeping cập nhật trạng thái sau khi hoàn thành để chuẩn bị cho chuyến tiếp theo.

Quản lý bảo trì và bảo dưỡng

Đối với du thuyền, bảo trì không chỉ liên quan đến cabin mà còn nhiều tài sản và thiết bị vận hành.

Phần mềm có thể quản lý:

• Thiết bị cabin.

• Điều hòa.

• Điện.

• Nước.

• Máy phát.

• Thiết bị bếp.

• Thiết bị nhà hàng.

• Thiết bị an toàn.

• Tài sản trên tàu.

Các yêu cầu sửa chữa có thể được tạo dưới dạng Maintenance Request hoặc Work Order và theo dõi đến khi hoàn thành.

Quản lý kho và nguyên vật liệu

Du thuyền có không gian lưu trữ giới hạn, vì vậy quản lý inventory đặc biệt quan trọng.

Hệ thống kho có thể quản lý:

• Thực phẩm.

• Đồ uống.

• Amenities.

• Minibar.

• Hóa chất.

• Vật tư.

• Linh kiện.

• Công cụ dụng cụ.

Trước mỗi chuyến, hệ thống có thể căn cứ vào số lượng khách để hỗ trợ lập kế hoạch chuẩn bị hàng hóa.

Ví dụ:

120 khách × Meal Plan → nhu cầu thực phẩm → yêu cầu xuất kho → chuẩn bị chuyến.

Tích hợp Website Booking Engine

Website du thuyền không nên chỉ đóng vai trò giới thiệu sản phẩm.

Khi tích hợp Booking Engine, khách hàng có thể thực hiện:

Chọn ngày khởi hành → Chọn hành trình → Chọn cabin → Nhập thông tin khách → Chọn dịch vụ → Thanh toán → Nhận xác nhận.

Booking được chuyển trực tiếp về PMS, giúp giảm nhập liệu thủ công.

Kết nối OTA và các kênh bán

Doanh nghiệp có thể khai thác nhiều kênh phân phối:

• Website.

• OTA.

• Travel Agent.

• Tour Operator.

• Corporate.

• Sales.

• Social Media.

Khi kết nối Channel Manager hoặc API, tình trạng cabin và giá bán có thể được đồng bộ giữa các kênh.

Mục tiêu quan trọng là xây dựng cơ chế Central Inventory – một nguồn tồn cabin tập trung cho toàn bộ kênh bán.

Tích hợp Payment Gateway

Phần mềm có thể tích hợp cổng thanh toán để khách đặt cabin trực tuyến và thanh toán ngay.

Các hình thức có thể bao gồm:

• QR Payment.

• Thẻ nội địa.

• Visa/Mastercard.

• Chuyển khoản.

• Payment Link.

Khi giao dịch thành công, trạng thái thanh toán của booking được tự động cập nhật.

CRM và quản lý khách hàng

Dữ liệu khách từ các chuyến đi tạo thành nguồn dữ liệu rất có giá trị.

CRM có thể hình thành Customer 360 bao gồm:

• Lịch sử booking.

• Cabin từng sử dụng.

• Hành trình.

• Chi tiêu.

• Dịch vụ yêu thích.

• Yêu cầu đặc biệt.

• Đại lý/nguồn booking.

• Lần lưu trú gần nhất.

Doanh nghiệp có thể sử dụng dữ liệu này cho chiến dịch remarketing, loyalty và chăm sóc khách hàng quay lại.

Dashboard dành cho Ban điều hành

Ban lãnh đạo không nhất thiết phải xem hàng chục báo cáo riêng lẻ.

Dashboard nên tập trung các KPI quan trọng như:

Chỉ số booking

• Tổng booking.

• Tổng cabin bán.

• Booking mới.

• Booking hủy.

• Booking theo nguồn.

• Booking theo thị trường.

Chỉ số công suất

• Available Cabin.

• Occupied Cabin.

• Cabin Occupancy.

• Passenger Load Factor.

Chỉ số doanh thu

• Cabin Revenue.

• F&B Revenue.

• Spa Revenue.

• Tour Revenue.

• Other Revenue.

• Total Revenue.

Chỉ số giá

• Average Cabin Rate.

• Revenue per Available Cabin.

• Revenue per Passenger.

Chỉ số kênh bán

Doanh thu và booking có thể phân tích theo:

Website / OTA / Agent / Corporate / Direct / Sales.

Qua đó ban điều hành có thể xác định kênh nào mang lại doanh thu và hiệu quả tốt hơn.

Quản lý chuỗi nhiều du thuyền trên một hệ thống

Đối với doanh nghiệp sở hữu nhiều du thuyền, kiến trúc Cloud PMS mang lại lợi thế lớn.

Thay vì mỗi tàu vận hành một phần mềm riêng, doanh nghiệp có thể quản lý theo mô hình:

Head Office → Cruise Fleet → Cruise → Departure → Cabin.

Ban điều hành có thể theo dõi toàn bộ đội tàu từ một dashboard tập trung.

Ví dụ:

Du thuyền A: 30 cabin
Du thuyền B: 25 cabin
Du thuyền C: 40 cabin

Hệ thống có thể tổng hợp doanh thu, công suất, booking và khách của cả ba du thuyền theo thời gian thực.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý du thuyền nghỉ đêm

Tập trung dữ liệu trên một hệ thống

Reservation, Front Office, Sales, Housekeeping, Restaurant, Accounting và Management cùng sử dụng một nguồn dữ liệu.

Điều này giúp hạn chế tình trạng mỗi bộ phận quản lý một file Excel riêng.

Giảm sai sót booking

Inventory cabin được quản lý tập trung giúp giảm nguy cơ:

• Overbooking.

• Sai cabin.

• Sai giá.

• Sai ngày khởi hành.

• Sai số lượng khách.

Tăng khả năng bán hàng

Khi kết nối Website Booking Engine, OTA và đại lý, doanh nghiệp có thể mở rộng hệ thống phân phối nhưng vẫn quản lý inventory tập trung.

Nâng cao trải nghiệm khách hàng

Nhân viên có thể nhanh chóng biết lịch sử và nhu cầu của khách để cung cấp dịch vụ cá nhân hóa.

Kiểm soát doanh thu tốt hơn

Mọi giao dịch được ghi nhận theo booking, cabin, khách và dịch vụ.

Ban điều hành có thể xác định rõ doanh thu đến từ đâu và bộ phận nào đang hoạt động hiệu quả.

Cloud PMS đặc biệt phù hợp với mô hình du thuyền

Mô hình Cloud PMS mang lại lợi thế đáng kể cho doanh nghiệp du thuyền vì dữ liệu không bị giới hạn trên máy chủ đặt tại tàu.

Người quản lý có thể truy cập hệ thống từ:

• Văn phòng.

• Cảng.

• Du thuyền.

• Điện thoại.

• Tablet.

• Laptop.

Đặc biệt với doanh nghiệp sở hữu nhiều du thuyền, dữ liệu có thể được quản lý tập trung tại Head Office.

Hệ thống cũng có thể thiết kế cơ chế vận hành phù hợp với điều kiện kết nối Internet đặc thù của từng dự án.

Kiến trúc giải pháp quản lý du thuyền toàn diện

Một hệ sinh thái quản trị du thuyền hiện đại có thể được tổ chức theo kiến trúc:

Website Booking Engine

↓

Reservation / Central Reservation

↓

Cruise PMS

↓

Cabin + Guest + Departure + Itinerary

↓

POS + Spa + Tour + Transportation

↓

Warehouse + Purchasing + Maintenance

↓

Payment + E-Invoice + Accounting

↓

CRM + Loyalty

↓

BI Dashboard

Khi các hệ thống được kết nối với nhau, doanh nghiệp hình thành một nền tảng quản trị dữ liệu thống nhất thay vì nhiều phần mềm độc lập.

Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý du thuyền nghỉ đêm

Có nghiệp vụ dành riêng cho Cruise

Không nên chỉ xem đây là một PMS khách sạn được đổi tên cabin thành phòng.

Hệ thống cần hiểu các nghiệp vụ đặc thù:

Departure, Itinerary, Cabin, Guest Manifest, Charter, Meal Plan và Transportation.

Khả năng tích hợp tốt

Nên ưu tiên hệ thống có API để tích hợp:

• Website.

• OTA.

• Payment.

• E-Invoice.

• Accounting.

• POS.

• CRM.

• BI.

Có khả năng mở rộng

Phần mềm cần đáp ứng từ một du thuyền đến mô hình fleet gồm nhiều du thuyền.

Cloud và Mobile

Người quản lý cần có khả năng truy cập dữ liệu ở bất kỳ đâu theo quyền được cấp.

Hệ thống báo cáo chuyên sâu

Báo cáo không nên chỉ dừng ở doanh thu mà cần phân tích booking, cabin, nguồn khách, thị trường, đại lý, hành trình và hiệu quả từng chuyến.

Newway PMS – Giải pháp có thể mở rộng cho mô hình du thuyền nghỉ đêm

Với mô hình du thuyền nghỉ đêm, một giải pháp quản trị hiệu quả cần vượt ra ngoài phạm vi quản lý cabin đơn thuần.

Newway PMS có thể được định hướng triển khai theo hệ sinh thái quản trị gồm:

Newway Cloud PMS + Booking Engine + POS + CRM + Payment + E-Invoice + Warehouse + Purchasing + BI Dashboard.

Tùy theo mô hình vận hành thực tế, hệ thống có thể được cấu hình và mở rộng các nghiệp vụ dành cho du thuyền như quản lý cabin, departure, hành trình, booking đoàn, charter, Guest Manifest, dịch vụ, nhà hàng và quản trị tập trung nhiều du thuyền.

Điểm quan trọng là xây dựng một Central Database để các bộ phận cùng làm việc trên một nguồn dữ liệu thống nhất.

Xu hướng quản trị du thuyền: từ phần mềm PMS đến nền tảng Cruise Management

Chuyển đổi số trong ngành du thuyền không đơn giản là thay Excel bằng một phần mềm.

Mục tiêu cao hơn là hình thành một nền tảng quản trị kết nối toàn bộ hành trình khách hàng:

Tìm kiếm → Đặt cabin → Thanh toán → Đón khách → Check-in → Trải nghiệm → Sử dụng dịch vụ → Check-out → Chăm sóc sau chuyến đi → Quay trở lại.

Khi toàn bộ chuỗi dữ liệu được kết nối, doanh nghiệp không chỉ quản lý vận hành tốt hơn mà còn có thể hiểu khách hàng, tối ưu doanh thu và nâng cao chất lượng dịch vụ.

Kết luận

Phần mềm quản lý du thuyền nghỉ đêm đang trở thành một thành phần quan trọng trong quá trình chuyên nghiệp hóa và chuyển đổi số hoạt động kinh doanh du thuyền.

Một hệ thống phù hợp cần giải quyết đồng thời ba bài toán lớn:

Quản lý vận hành – Quản lý doanh thu – Quản lý trải nghiệm khách hàng.

Thay vì vận hành riêng lẻ bằng Excel, PMS, POS, phần mềm kho và các hệ thống độc lập, doanh nghiệp nên hướng tới một nền tảng tích hợp, trong đó dữ liệu từ Reservation, Cabin, Guest, F&B, dịch vụ, thanh toán và CRM được kết nối xuyên suốt.

Đối với các doanh nghiệp sở hữu nhiều du thuyền, giá trị của nền tảng càng rõ rệt khi toàn bộ đội tàu có thể được quản lý tập trung theo thời gian thực.

Đây cũng là nền tảng để doanh nghiệp tiến xa hơn từ Cruise PMS sang Cruise Management Platform – một hệ sinh thái quản trị toàn diện cho hoạt động kinh doanh du thuyền nghỉ đêm.