Phần mềm quản lý khách sạn Newway PMS tích hợp khóa thẻ phòng khách sạn giúp quản lý hiệu quả, tiết kiệm thời gian và nâng cao trải nghiệm khách hàng

Trong thời đại chuyển đổi số, việc ứng dụng công nghệ vào quản lý khách sạn không còn là xu hướng mà đã trở thành yêu cầu bắt buộc để nâng cao năng lực cạnh tranh. Một trong những tính năng được các khách sạn, resort, homestay và chuỗi lưu trú đặc biệt quan tâm hiện nay chính là tích hợp khóa thẻ phòng khách sạn với phần mềm quản lý khách sạn (PMS).

Thay vì phải thao tác trên nhiều phần mềm khác nhau, giải pháp Newway PMS cho phép quản lý toàn bộ quy trình từ đặt phòng, check-in, phát hành thẻ phòng, quản lý lưu trú, thanh toán đến check-out trên một hệ thống duy nhất.

Đặc biệt, Newway PMS hiện là một trong số ít phần mềm quản lý khách sạn tại Việt Nam tích hợp đầy đủ hầu hết các thương hiệu khóa khách sạn đang có mặt trên thị trường, giúp các khách sạn dễ dàng triển khai mà không cần thay đổi hệ thống khóa hiện có.

Khóa thẻ phòng khách sạn là gì?

Khóa thẻ phòng khách sạn là hệ thống khóa điện tử sử dụng thẻ từ, thẻ RFID hoặc thẻ IC để mở cửa phòng. Đây là thiết bị tiêu chuẩn tại hầu hết khách sạn từ 2 sao đến 5 sao nhờ các ưu điểm:

• An toàn hơn khóa cơ
• Dễ quản lý
• Hạn chế thất lạc chìa khóa
• Có thể phân quyền nhân viên
• Dễ dàng cấp và hủy quyền sử dụng

Tuy nhiên, nếu khóa hoạt động độc lập với phần mềm khách sạn thì nhân viên vẫn phải:

• Nhập thông tin khách trên PMS
• Mở phần mềm khóa
• Nhập lại thông tin
• Ghi thời gian lưu trú
• Phát hành thẻ

Việc thao tác lặp lại này không chỉ mất thời gian mà còn dễ xảy ra sai sót.

Đó chính là lý do Newway PMS phát triển giải pháp tích hợp trực tiếp với hệ thống khóa khách sạn.

Newway PMS tích hợp khóa thẻ phòng như thế nào?

Newway PMS kết nối trực tiếp với phần mềm điều khiển khóa của từng hãng thông qua API hoặc SDK chính hãng.

Ngay khi nhân viên thực hiện Check-in trên PMS:

• Phòng được xác nhận
• Thời gian lưu trú được thiết lập
• Thông tin khách được đồng bộ
• Thẻ phòng được phát hành ngay

Nhân viên không cần nhập dữ liệu lần thứ hai.

Toàn bộ thông tin đều được đồng bộ theo thời gian thực.

Quy trình phát hành thẻ chỉ trong vài giây

Thay vì quy trình truyền thống gồm nhiều bước, Newway PMS rút gọn còn:

Bước 1

Nhận đặt phòng

↓

Bước 2

Check-in trên PMS

↓

Bước 3

Đặt thẻ lên đầu đọc

↓

Bước 4

Nhấn "Ghi thẻ"

↓

Bước 5

Hoàn tất

Chỉ mất khoảng 3–5 giây để tạo một thẻ phòng.

Lợi ích khi tích hợp khóa phòng với Newway PMS

1. Tiết kiệm thời gian Check-in

Vào mùa cao điểm, lễ Tết hoặc cuối tuần, hàng trăm khách có thể đến cùng lúc.

Nếu mỗi lượt check-in mất:

• 3 phút nhập dữ liệu PMS
• 2 phút nhập dữ liệu khóa

thì nhân viên sẽ mất khoảng 5 phút cho một khách.

Với Newway PMS:

• Check-in
• Ghi thẻ

được thực hiện đồng thời.

Thời gian chỉ còn khoảng 1 phút.

Điều này giúp:

• Giảm thời gian chờ
• Nâng cao trải nghiệm khách
• Tăng năng suất lễ tân

2. Loại bỏ việc nhập dữ liệu nhiều lần

Việc nhập dữ liệu hai lần thường gây ra:

• Sai số phòng
• Sai thời gian lưu trú
• Sai ngày check-out
• Sai tên khách

Newway PMS đồng bộ tự động toàn bộ dữ liệu.

Thông tin luôn thống nhất.

3. Hạn chế sai sót của nhân viên

Sai sót trong việc phát hành thẻ có thể khiến:

• Khách không mở được phòng
• Thẻ hết hạn sớm
• Cấp nhầm phòng
• Khóa sai thời gian

Khi tích hợp trực tiếp, các thông tin được lấy từ PMS nên gần như loại bỏ lỗi nhập liệu.

4. Tăng tính bảo mật

Mỗi thẻ chỉ có hiệu lực đúng:

• Phòng
• Thời gian lưu trú
• Quyền truy cập

Sau khi khách trả phòng:

• Thẻ tự động hết hiệu lực
• Không thể mở cửa

Điều này giúp tăng mức độ an toàn cho khách sạn.

5. Quản lý tập trung

Mọi thông tin đều lưu trên một hệ thống:

• Khách lưu trú
• Thẻ đã phát
• Thời gian cấp
• Người cấp
• Thời gian hết hạn

Ban quản lý dễ dàng tra cứu khi cần.

6. Quản lý nhiều loại thẻ

Newway PMS hỗ trợ:

• Thẻ khách
• Thẻ Master
• Thẻ Housekeeping
• Thẻ Kỹ thuật
• Thẻ Quản lý
• Thẻ Khẩn cấp

Mỗi loại thẻ đều có quyền riêng.

Newway PMS tích hợp đầy đủ các loại khóa khách sạn tại Việt Nam

Một trong những ưu điểm nổi bật nhất của Newway PMS chính là khả năng tương thích với hầu hết các thương hiệu khóa điện tử đang được sử dụng tại Việt Nam.

Điều này giúp khách sạn không phải thay đổi thiết bị hiện có khi triển khai phần mềm.

Hệ thống có khả năng tích hợp với nhiều dòng khóa phổ biến trên thị trường như:

• Adel
• Be-Tech
• Hune
• Orbita
• Onity
• Vingcard
• PHGLock
• Samsung
• Fox
• VNLock
• Salto
• Tesa
• Bonwin
• HL
• Smart Lock
• Các dòng khóa RFID
• Các dòng khóa IC Card
• Các dòng khóa sử dụng SDK riêng của nhà sản xuất

Ngoài ra, đội ngũ kỹ thuật Newway còn có khả năng phát triển tích hợp theo yêu cầu đối với các dòng khóa mới hoặc khóa chuyên dụng.

Đồng bộ dữ liệu chính xác tuyệt đối

Khi khách thay đổi:

• Gia hạn phòng
• Đổi phòng
• Nâng hạng phòng

Newway PMS sẽ tự động:

• Cập nhật thời gian
• Ghi lại quyền mới
• Phát hành lại thẻ nếu cần

Không cần nhập thủ công.

Hỗ trợ khách sạn mọi quy mô

Giải pháp phù hợp với:

Khách sạn mini

• 10–30 phòng

Khách sạn 2–3 sao

• 30–100 phòng

Khách sạn 4–5 sao

• Hàng trăm phòng

Resort

• Villa
• Bungalow

Homestay

Căn hộ dịch vụ

Chuỗi khách sạn

Tất cả đều có thể sử dụng chung nền tảng Newway PMS.

Tăng hiệu quả vận hành

Việc tích hợp khóa giúp giảm đáng kể khối lượng công việc của lễ tân.

Thay vì:

• Mở nhiều phần mềm
• Kiểm tra thông tin
• Ghi thẻ thủ công

Nhân viên chỉ thao tác trên một giao diện duy nhất.

Điều này giúp:

• Giảm chi phí đào tạo
• Giảm sai sót
• Tăng tốc độ phục vụ

Kết hợp với nhiều tính năng thông minh khác

Ngoài tích hợp khóa phòng, Newway PMS còn hỗ trợ:

• Quản lý đặt phòng trực tuyến
• Channel Manager
• Booking Engine
• Quản lý OTA
• Quản lý Housekeeping
• Quản lý bảo trì
• Quản lý minibar
• Quản lý nhà hàng
• Quản lý spa
• Quản lý hội nghị
• Quản lý kho
• Quản lý khách hàng thân thiết
• CRM
• Hóa đơn điện tử
• Chữ ký số
• Thanh toán QR
• Báo cáo doanh thu theo thời gian thực

Toàn bộ hoạt động khách sạn được số hóa trên cùng một nền tảng.

Vì sao nên lựa chọn Newway PMS?

Newway PMS không chỉ là phần mềm quản lý khách sạn mà còn là giải pháp quản trị tổng thể giúp doanh nghiệp lưu trú vận hành chuyên nghiệp.

Những ưu điểm nổi bật:

• Tích hợp đầy đủ khóa thẻ phòng khách sạn.
• Tương thích với hầu hết các thương hiệu khóa tại Việt Nam.
• Check-in và phát hành thẻ chỉ trong vài giây.
• Đồng bộ dữ liệu tự động, chính xác.
• Giảm thao tác thủ công, tiết kiệm thời gian.
• Hỗ trợ nhiều mô hình lưu trú từ homestay đến khách sạn 5 sao.
• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng.
• Báo cáo quản trị trực quan theo thời gian thực.
• Đội ngũ triển khai và hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp trên toàn quốc.

Kết luận

Trong bối cảnh ngành khách sạn ngày càng chú trọng đến trải nghiệm khách hàng và hiệu quả vận hành, việc tích hợp khóa thẻ phòng khách sạn với phần mềm quản lý khách sạn là một bước tiến quan trọng trong quá trình chuyển đổi số.

Với khả năng tích hợp đầy đủ các thương hiệu khóa khách sạn phổ biến tại Việt Nam, Newway PMS giúp khách sạn tự động hóa quy trình phát hành thẻ, giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian, nâng cao tính bảo mật và tối ưu hiệu quả quản lý.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một giải pháp PMS hiện đại, ổn định, dễ triển khai và có khả năng mở rộng linh hoạt, Newway PMS chính là lựa chọn đáng cân nhắc để xây dựng mô hình quản lý khách sạn thông minh, chuyên nghiệp và bền vững.