Giải pháp quản lý kho và tự động xuất kho khi bán hàng trên Newway PMS

Giải pháp quản lý kho và tự động tạo phiếu xuất trừ kho khi bán hàng tại các outlet trên phần mềm Newway PMS mang lại giá trị gì?

Trong hoạt động vận hành khách sạn, resort hay khu nghỉ dưỡng, việc quản lý kho luôn là một trong những nghiệp vụ phức tạp và dễ phát sinh sai sót nhất. Chỉ cần một ly cocktail được bán tại quầy bar, một món ăn tại nhà hàng hay một sản phẩm trong minibar được khách sử dụng nhưng không được ghi nhận chính xác sẽ dẫn đến chênh lệch tồn kho, thất thoát nguyên vật liệu và ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận.

Đó là lý do ngày càng nhiều khách sạn lựa chọn Newway PMS với giải pháp quản lý kho thông minh kết hợp tự động tạo phiếu xuất kho ngay khi phát sinh giao dịch bán hàng tại tất cả các outlet như:

Nhà hàng
Bar
Coffee
Shop lưu niệm
Minibar
Spa
Dịch vụ giặt là
Buồng phòng
Các điểm bán hàng khác trong khách sạn

Giải pháp này không chỉ giúp kiểm soát tồn kho theo thời gian thực mà còn giảm đáng kể khối lượng công việc cho bộ phận kế toán và kho.

phần mềm quản lý kho và tự động từ kho khi bán hàng

Những khó khăn khi quản lý kho theo phương pháp truyền thống

Nhiều khách sạn hiện nay vẫn đang thực hiện quy trình:

Bán hàng tại POS
Cuối ngày tổng hợp doanh số
Kế toán lập phiếu xuất kho thủ công
Kiểm tra lại số liệu
Đối chiếu tồn kho

Quy trình này tồn tại rất nhiều hạn chế:

Dễ nhập sai số lượng
Xuất kho chậm
Chênh lệch tồn kho
Không kiểm soát được thất thoát
Mất nhiều thời gian tổng hợp
Kế toán phải xử lý nhiều chứng từ
Khó truy xuất lịch sử

Đặc biệt với khách sạn có nhiều outlet hoạt động cùng lúc, số lượng giao dịch mỗi ngày có thể lên tới hàng nghìn hóa đơn khiến việc quản lý trở nên vô cùng phức tạp.

Newway PMS tự động tạo phiếu xuất kho ngay khi phát sinh bán hàng

Điểm nổi bật của Newway PMS là toàn bộ hệ thống được liên thông dữ liệu giữa:

POS nhà hàng
POS Bar
Shop
Minibar
Spa
Buồng phòng
Kho tổng
Kho từng outlet
Kế toán

Ngay khi nhân viên hoàn tất một giao dịch bán hàng, hệ thống sẽ:

Tự động ghi nhận doanh thu
Tự động trừ tồn kho
Tự động tạo phiếu xuất kho
Cập nhật tồn kho theo thời gian thực
Đồng bộ sang kế toán

Không cần nhập liệu lại.

Không cần lập phiếu thủ công.

Không phát sinh sai lệch giữa bán hàng và kho.

Quản lý tồn kho theo thời gian thực

Một trong những giá trị lớn nhất của Newway PMS là giúp ban lãnh đạo luôn biết chính xác lượng hàng tồn kho tại mọi thời điểm.

Hệ thống hiển thị:

Số lượng tồn đầu kỳ
Nhập kho
Xuất kho
Điều chuyển
Hàng bán
Tồn cuối

Dữ liệu được cập nhật ngay sau mỗi giao dịch.

Ví dụ:

Một lon Coca được bán tại quầy bar.

Ngay lập tức:

Hóa đơn được tạo
Kho Bar giảm 1 lon
Báo cáo tồn kho cập nhật
Kế toán nhận chứng từ xuất kho

Toàn bộ quá trình chỉ diễn ra trong vài giây.

Xuất kho theo đúng định mức nguyên vật liệu (Recipe)

Đối với nhà hàng và quầy bar, một món ăn thường bao gồm nhiều nguyên liệu.

Ví dụ:

Một ly Mojito gồm:

Rum
Soda
Chanh
Đường
Bạc hà
Đá viên

Trong Newway PMS, mỗi món ăn hoặc đồ uống đều được khai báo công thức (Recipe).

Khi nhân viên bán 01 ly Mojito, hệ thống sẽ tự động:

Trừ 45ml Rum
Trừ 150ml Soda
Trừ ½ quả chanh
Trừ 10g đường
Trừ lá bạc hà
Trừ đá viên theo định mức

Nhờ đó, tồn kho nguyên vật liệu luôn chính xác mà không cần xuất kho thủ công.

Đồng bộ giữa nhiều kho và nhiều outlet

Một khách sạn có thể quản lý đồng thời nhiều kho như:

Kho tổng
Kho bếp
Kho bar
Kho minibar
Kho buồng phòng
Kho spa
Kho cửa hàng

Newway PMS hỗ trợ:

Chuyển kho
Điều chuyển nội bộ
Theo dõi lịch sử
Kiểm soát từng kho riêng biệt

Ban quản lý có thể biết chính xác:

Outlet nào đang tiêu hao nhiều
Kho nào sắp hết hàng
Kho nào tồn quá nhiều

Từ đó tối ưu việc mua hàng và điều chuyển nội bộ.

Giảm thất thoát và gian lận

Một trong những nguyên nhân gây thất thoát lớn tại khách sạn là:

Bán hàng nhưng không xuất kho
Xuất kho không chứng từ
Điều chỉnh tồn kho tùy ý
Không kiểm kê thường xuyên

Newway PMS giúp hạn chế tối đa tình trạng này nhờ:

Mọi giao dịch đều lưu lịch sử
Gắn với tài khoản người thực hiện
Không thể tự ý sửa dữ liệu
Có nhật ký thao tác đầy đủ
Đối chiếu doanh thu và xuất kho tự động

Điều này giúp tăng tính minh bạch trong quản lý.

Tiết kiệm thời gian cho bộ phận kế toán và kho

Trước đây, mỗi ngày kế toán phải:

Kiểm tra hóa đơn
Tổng hợp doanh thu
Lập phiếu xuất kho
Kiểm tra tồn
Điều chỉnh sai lệch

Với Newway PMS, phần lớn công việc này được tự động hóa.

Nhân viên kế toán chỉ cần:

Kiểm tra báo cáo
Phê duyệt khi cần
Theo dõi ngoại lệ

Nhờ đó tiết kiệm hàng chục giờ làm việc mỗi tháng.

Hỗ trợ ra quyết định mua hàng chính xác

Nhờ dữ liệu tồn kho theo thời gian thực, hệ thống giúp bộ phận mua hàng biết:

Mặt hàng bán chạy
Hàng sắp hết
Hàng tồn lâu
Tốc độ tiêu thụ
Giá trị tồn kho

Từ đó xây dựng kế hoạch nhập hàng hợp lý, tránh:

Thiếu hàng phục vụ khách
Nhập quá nhiều gây tồn kho
Tăng chi phí lưu kho

Báo cáo quản trị trực quan và chi tiết

Newway PMS cung cấp nhiều báo cáo phục vụ công tác quản trị như:

Báo cáo nhập - xuất - tồn
Báo cáo tồn kho theo kho
Báo cáo theo outlet
Báo cáo xuất kho theo nhân viên
Báo cáo tiêu hao nguyên vật liệu
Báo cáo điều chuyển kho
Báo cáo kiểm kê
Báo cáo chênh lệch tồn kho

Các báo cáo có thể xem theo:

Ngày
Tuần
Tháng
Quý
Năm

Hoặc xuất ra Excel, PDF để phục vụ đối chiếu và kiểm toán.

Giá trị mà Newway PMS mang lại cho khách sạn

Việc tích hợp quản lý kho và tự động tạo phiếu xuất kho không chỉ giúp số hóa quy trình vận hành mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

Giảm tới 90% thao tác nhập liệu thủ công.
Kiểm soát tồn kho theo thời gian thực.
Tự động xuất kho ngay khi phát sinh bán hàng.
Giảm thất thoát nguyên vật liệu.
Quản lý định mức nguyên liệu chính xác.
Đồng bộ dữ liệu giữa POS, kho và kế toán.
Tăng hiệu suất làm việc của nhân viên.
Minh bạch hóa toàn bộ quy trình xuất nhập kho.
Hỗ trợ ra quyết định mua hàng dựa trên dữ liệu.
Nâng cao lợi nhuận và tối ưu chi phí vận hành.

Kết luận

Trong bối cảnh ngành khách sạn ngày càng chú trọng chuyển đổi số, việc quản lý kho bằng phương pháp thủ công không còn đáp ứng được yêu cầu về tốc độ, tính chính xác và khả năng kiểm soát. Giải pháp quản lý kho thông minh trên Newway PMS giúp liên kết chặt chẽ giữa bán hàng, kho và kế toán, đồng thời tự động tạo phiếu xuất kho ngay khi phát sinh giao dịch tại các outlet như nhà hàng, bar, shop, minibar, spa hay buồng phòng.

Không chỉ giảm thiểu sai sót, hạn chế thất thoát và tiết kiệm thời gian cho nhân sự, Newway PMS còn cung cấp dữ liệu tồn kho theo thời gian thực, hỗ trợ nhà quản lý đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác. Đây là nền tảng quan trọng giúp khách sạn tối ưu chi phí, nâng cao hiệu quả vận hành và mang đến chất lượng dịch vụ chuyên nghiệp hơn cho khách hàng.