Giải pháp phần mềm quản lý mua hàng Purchasing tích hợp trên Newway PMS – Tối ưu quy trình mua sắm, kiểm soát chi phí hiệu quả

Giải pháp phần mềm quản lý mua hàng Purchasing tích hợp trên Newway PMS giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và kiểm soát quy trình mua sắm

Mở đầu

Trong các doanh nghiệp dịch vụ như khách sạn, resort, chuỗi nhà hàng, golf, spa hay bệnh viện, hoạt động mua hàng (Purchasing) diễn ra hàng ngày với số lượng lớn vật tư, hàng hóa và nhiều bộ phận cùng tham gia đề xuất. Nếu quy trình mua hàng vẫn được quản lý bằng Excel, email hoặc giấy tờ thủ công sẽ rất dễ phát sinh những vấn đề như:

• Trùng lặp yêu cầu mua hàng.
• Thiếu kiểm soát ngân sách.
• Chậm phê duyệt.
• Mua sai số lượng hoặc sai nhà cung cấp.
• Không theo dõi được lịch sử mua hàng.
• Khó đối chiếu giữa mua hàng và nhập kho.

Đó là lý do Giải pháp phần mềm quản lý mua hàng Purchasing tích hợp trên Newway PMS được phát triển nhằm số hóa toàn bộ quy trình mua sắm, giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ từ lúc phát sinh nhu cầu đến khi hàng hóa được nhập kho hoặc bàn giao sử dụng.

Đặc biệt, hệ thống được tích hợp đồng bộ với các phân hệ Kho, Kế toán, Nhà cung cấp và Quy trình phê duyệt của Newway PMS, tạo nên một quy trình khép kín, minh bạch và tự động.

Phần mềm quản lý Purchasing trên Newway PMS là gì?

Phần mềm Purchasing trên Newway PMS là phân hệ quản lý toàn bộ quy trình mua hàng của doanh nghiệp từ:

• Đề xuất mua hàng
• Tổng hợp yêu cầu mua hàng
• Duyệt đề xuất
• Tạo đơn đặt hàng
• Duyệt đơn hàng theo nhiều cấp
• Theo dõi thực hiện đơn hàng
• Nhập kho
• Bàn giao trực tiếp
• Điều chuyển hàng hóa
• Quản lý lịch sử mua hàng
• Báo cáo và thống kê chi phí mua sắm

Toàn bộ dữ liệu đều được lưu trữ tập trung trên một hệ thống duy nhất, giúp các phòng ban phối hợp nhanh chóng và hạn chế sai sót.

Những khó khăn khi doanh nghiệp chưa có phần mềm quản lý Purchasing

Đề xuất mua hàng phân tán

Mỗi bộ phận gửi yêu cầu qua:

• Email
• Zalo
• Excel
• Giấy đề nghị

Khiến phòng mua hàng mất nhiều thời gian tổng hợp.

Không kiểm soát được quy trình phê duyệt

Người quản lý khó biết:

• Ai đã duyệt
• Ai chưa duyệt
• Đơn hàng đang ở bước nào
• Giá trị đơn hàng đã vượt ngân sách hay chưa

Dễ mua trùng hàng

Do không kết nối với kho nên nhiều trường hợp:

• Kho vẫn còn hàng
• Nhưng bộ phận vẫn đề xuất mua mới

Gây tồn kho lớn và tăng chi phí.

Không theo dõi lịch sử mua hàng

Khi cần tìm lại:

• Giá từng lần mua
• Nhà cung cấp
• Thời gian mua
• Người phê duyệt

Doanh nghiệp phải tra cứu rất mất thời gian.

Giải pháp quản lý đề xuất mua hàng tập trung

Các bộ phận chủ động tạo đề xuất mua hàng

Mỗi phòng ban như:

• Lễ tân
• Buồng phòng
• Nhà hàng
• Bếp
• Bar
• Spa
• Kỹ thuật
• Golf
• Văn phòng

đều có thể tạo đề xuất mua hàng trực tiếp trên Newway PMS.

Thông tin bao gồm:

• Tên hàng
• Quy cách
• Đơn vị tính
• Số lượng
• Mức độ ưu tiên
• Ngày cần hàng
• Ghi chú

Toàn bộ dữ liệu được lưu ngay trên hệ thống.

Tổng hợp yêu cầu mua hàng từ nhiều bộ phận

Một trong những điểm mạnh của Newway PMS là khả năng tự động tổng hợp nhiều đề xuất thành một kế hoạch mua hàng.

Ví dụ:

• Buồng phòng cần khăn tắm
• Spa cần khăn massage
• Hồ bơi cần khăn bể bơi

Phòng Purchasing có thể gom thành một đơn mua duy nhất để:

• Giảm số lượng đơn hàng
• Tăng khả năng thương lượng giá
• Giảm chi phí vận chuyển

Quản lý quy trình phê duyệt đề xuất mua hàng

Sau khi tạo đề xuất, hệ thống sẽ tự động chuyển đến người có thẩm quyền.

Ví dụ:

Nhân viên

↓

Trưởng bộ phận

↓

Kế toán

↓

Purchasing

↓

Ban Giám đốc

Mỗi bước đều được ghi nhận:

• Thời gian duyệt
• Người duyệt
• Nội dung góp ý
• Trạng thái

Nhờ vậy doanh nghiệp luôn biết hồ sơ đang ở đâu.

Tạo đơn hàng mua hàng nhanh chóng

Sau khi đề xuất được duyệt, Purchasing chỉ cần vài thao tác để chuyển sang:

Purchase Order (PO)

Hệ thống tự động kế thừa:

• Danh sách hàng hóa
• Số lượng
• Giá
• Nhà cung cấp
• Điều khoản thanh toán
• Điều kiện giao hàng

Không cần nhập liệu lại.

Duyệt đơn hàng theo nhiều cấp dựa trên giá trị đơn hàng

Đây là một tính năng rất quan trọng đối với các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn.

Newway PMS cho phép thiết lập quy trình duyệt động theo giá trị đơn hàng.

Ví dụ:

Doanh nghiệp có thể tự cấu hình:

• Không giới hạn số cấp duyệt.
• Duyệt tuần tự hoặc song song.
• Duyệt theo phòng ban.
• Duyệt theo chi nhánh.
• Duyệt theo loại hàng hóa.
• Duyệt theo ngân sách.

Điều này giúp kiểm soát chặt chẽ các khoản chi và hạn chế rủi ro phát sinh.

Liên kết với phân hệ quản lý kho để tạo phiếu nhập kho tự động

Sau khi nhà cung cấp giao hàng và Purchasing xác nhận nhận hàng, hệ thống chỉ cần một thao tác để:

• Tạo phiếu nhập kho
• Cập nhật tồn kho
• Cập nhật giá vốn
• Cập nhật công nợ nhà cung cấp

Không cần nhập liệu hai lần.

Điều này giúp:

• Giảm sai sót
• Đồng bộ dữ liệu
• Tăng tốc độ xử lý

Tạo phiếu bàn giao thẳng cho các bộ phận không có kho

Không phải bộ phận nào cũng quản lý kho riêng.

Ví dụ:

• Marketing
• Hành chính
• Kế toán
• Nhân sự

Khi mua:

• Máy in
• Laptop
• Văn phòng phẩm
• Đồng phục

Hệ thống cho phép tạo Phiếu bàn giao thẳng, không cần nhập kho trung gian.

Lợi ích:

• Tiết kiệm thao tác
• Theo dõi chính xác nơi sử dụng
• Quản lý tài sản minh bạch

Tạo phiếu đề xuất điều chuyển hàng từ các kho khác

Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp không cần mua thêm vì hàng vẫn còn ở kho khác.

Newway PMS cho phép:

• Kiểm tra tồn kho toàn hệ thống
• Kiểm tra tồn kho từng chi nhánh
• Kiểm tra tồn kho từng kho

Nếu còn hàng, bộ phận chỉ cần tạo:

Phiếu đề xuất điều chuyển hàng

Thay vì mua mới.

Điều này giúp:

• Giảm tồn kho
• Giảm chi phí mua hàng
• Tăng tốc độ đáp ứng

Quản lý lịch sử mua hàng đầy đủ

Toàn bộ lịch sử được lưu trên hệ thống:

• Nhà cung cấp
• Giá từng lần mua
• Người mua
• Người duyệt
• Thời gian giao hàng
• Chất lượng giao hàng
• Giá trị đơn hàng

Nhờ đó Purchasing dễ dàng:

• So sánh giá
• Đánh giá nhà cung cấp
• Dự báo nhu cầu
• Lập ngân sách

Báo cáo quản trị mua hàng theo thời gian thực

Hệ thống cung cấp nhiều báo cáo trực quan như:

Báo cáo đề xuất mua hàng

Theo:

• Bộ phận
• Người đề xuất
• Trạng thái

Báo cáo đơn hàng

• Đã duyệt
• Chưa duyệt
• Đang giao
• Đã hoàn thành

Báo cáo chi phí mua hàng

Theo:

• Tháng
• Quý
• Năm
• Dự án
• Chi nhánh

Báo cáo nhà cung cấp

• Giá tốt nhất
• Tỷ lệ giao đúng hạn
• Chất lượng hàng hóa
• Tổng giá trị mua

Nhờ đó ban lãnh đạo luôn có dữ liệu để ra quyết định nhanh chóng.

Lợi ích nổi bật khi sử dụng phần mềm Purchasing tích hợp trên Newway PMS

Doanh nghiệp triển khai phân hệ Purchasing của Newway PMS sẽ nhận được nhiều lợi ích thiết thực:

• Chuẩn hóa toàn bộ quy trình mua hàng theo quy trình số hóa.
• Tập trung toàn bộ đề xuất mua hàng từ nhiều phòng ban trên một hệ thống.
• Rút ngắn thời gian xử lý và phê duyệt đơn hàng.
• Thiết lập quy trình phê duyệt linh hoạt theo giá trị đơn hàng, cấp quản lý hoặc phòng ban.
• Hạn chế mua trùng nhờ kiểm tra tồn kho trước khi đặt hàng.
• Tự động liên kết với phân hệ kho để tạo phiếu nhập kho và cập nhật tồn kho.
• Hỗ trợ bàn giao thẳng cho các bộ phận không có kho, giảm thao tác trung gian.
• Đề xuất điều chuyển hàng giữa các kho nhằm tối ưu tồn kho và hạn chế mua mới.
• Quản lý đầy đủ lịch sử mua hàng, giá mua và hiệu quả của từng nhà cung cấp.
• Cung cấp hệ thống báo cáo trực quan giúp lãnh đạo kiểm soát chi phí và lập kế hoạch mua sắm chính xác.
• Minh bạch trách nhiệm của từng cá nhân trong toàn bộ quy trình mua hàng.
• Tăng hiệu quả phối hợp giữa Purchasing, Kho, Kế toán và các bộ phận sử dụng.

Kết luận

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng chú trọng tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả vận hành, việc số hóa quy trình mua hàng không còn là lựa chọn mà đã trở thành yêu cầu tất yếu. Giải pháp phần mềm quản lý mua hàng Purchasing tích hợp trên Newway PMS giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn diện từ khâu đề xuất, phê duyệt, đặt hàng, nhập kho, bàn giao, điều chuyển đến lưu trữ lịch sử và phân tích dữ liệu mua sắm.

Nhờ khả năng tích hợp chặt chẽ với các phân hệ Kho, Kế toán, Quản lý tài sản và vận hành trên cùng một nền tảng, Newway PMS giúp giảm đáng kể thời gian xử lý, hạn chế sai sót, kiểm soát ngân sách hiệu quả và nâng cao tính minh bạch trong toàn bộ quy trình mua hàng. Đây là giải pháp phù hợp cho khách sạn, resort, chuỗi nhà hàng, sân golf, bệnh viện, tòa nhà và các doanh nghiệp đa chi nhánh đang hướng đến mô hình quản trị hiện đại, tinh gọn và phát triển bền vững.